Hoe­wel we alle­maal het thuis­wer­ken ont­dekt heb­ben, blijft ook de behoef­te om samen te kun­nen wer­ken en collega’s te kun­nen ont­moe­ten. Hier­voor wordt de werk­om­ge­ving inge­richt op de 1,5 meter samen­le­ving. Inmid­dels zijn er tal­lo­ze pro­duc­ten die hier­bij goed van pas komen, zoals stic­kers, scher­men en natuur­lijk des­in­fec­tie­mid­de­len. Maar voor een suc­ces­vol­le imple­men­ta­tie is veel meer nodig dan dat.

De aan­pak voor het imple­men­te­ren van een 1,5 meter inrich­ting is te ver­de­len in drie aan­dachts­vel­den, die uiter­aard onder­ling ook raak­vlak­ken hebben:

  1. Ruim­te­lijk en fysiek (wat zicht­baar is)
  2. Orga­ni­sa­tie en com­mu­ni­ca­tie (wat je afspreekt)
  3. ICT (hoe je ondersteunt)

Daar­naast is het nodig de afspra­ken regel­ma­tig te toet­sen en te beoor­de­len op ‘werk­baar­heid’. Hier­mee slui­ten de maat­re­ge­len beter aan op de mede­wer­kers of bezoe­kers en is het suc­ces op ‘het hou­den aan’ groter.

Ruim­te­lij­ke en fysie­ke maatregelen

De fysie­ke maat­re­ge­len heb­ben als doel de ‘vei­li­ge’ 1,5 meter gebie­den aan te dui­den. Natuur­lijk is dit maat­werk, maar het is effi­cient om met­een onder­scheid maken in gene­rie­ke en spe­ci­fie­ke ruim­tes in je gebouw. Zo is de ‘wor­kload’ beheers­baar. Voor de gene­rie­ke ruim­tes en veel voor­ko­men­de situ­a­ties in een gebouw maak je een ‘blauw­druk’, die gemak­ke­lijk uni­ver­seel toe te pas­sen is. Belang­rijk is dat er een­heid, dui­de­lijk­heid en her­ken­baar­heid is voor de gebrui­kers bij de gebruik­te aan­dui­din­gen en materialen.

Door gebrui­kers te betrek­ken bij de voor­stel­len en proef­op­stel­lin­gen te maken, kun je de gebrui­kers­be­le­ving voor­af goed tes­ten. Met een­vou­di­ge ‘ver­keers­re­gels’ en ‘ver­keers­bor­den’ kun je over­zich­te­lijk loop­rou­tes (bij­voor­beeld één­rich­tings­ver­keer) en voor­rangs­re­gels aan­dui­den. Deze zijn voor ieder­een heel her­ken­baar. Ver­geet niet hier­bij ook de bui­ten­ruim­te te betrekken.

Natuur­lijk zijn er ook ono­ver­zich­te­lij­ke ruim­tes, zoals voor­por­ta­len bij toi­let­ten. Hier­voor zijn zeer gea­van­ceer­de sys­te­men met aan­we­zig­heids­sig­na­le­ring beschik­baar, maar vaak helpt het ook om gewoon de deur van het voor­por­taal open te zet­ten. Dat werkt net zo effec­tief en is veel goed­ko­per. Dit geldt ove­ri­gens voor meer deu­ren die wel­licht ook open­ge­zet kun­nen, zodat deze niet aan­ge­raakt hoe­ven te worden.

Het beschik­baar stel­len van vol­doen­de schoon­maak­voor­zie­nin­gen, met des­in­fec­te­ren­de gel, hand­schoe­nen en doek­jes, maakt dat ieder­een zelf, indien gewenst, voor en/of na gebruik de werk­plek kan schoonmaken.

Veel van de maat­re­ge­len heb­ben helaas wel invloed op de beschik­ba­re capa­ci­teit. Aan­ge­ven wat de maxi­ma­le capa­ci­teit van een ruim­te is, geeft dui­de­lijk­heid. Werk­plek­ken die niet gebruikt kun­nen of mogen wor­den, heb­ben bij­voor­beeld geen stoel of zijn voor­zien van een hel­de­re aan­dui­ding dat de plek niet gebruikt kan worden.

Door­gaans zijn lif­ten betrek­ke­lijk klein en niet groot genoeg om bin­nen de kaders meer­de­re per­so­nen toe te staan. Geef dui­de­lijk aan hoe­veel per­so­nen gelijk in de lift mogen staan en waar. Zijn er meer­de­re lif­ten of een lift in com­bi­na­tie met een trap? Kies dan voor ‘één­rich­tings­ver­keer’ met een omhoog en omlaag lift, in com­bi­na­tie met het trap­pen­huis. De rich­ting van de lif­ten kan op gedu­ren­de de dag aan­ge­past wor­den. Bij­voor­beeld in de och­tend meer capa­ci­teit naar boven en in de mid­dag meer naar bene­den. Het­zelf­de geldt voor de trap­pen, waar stij­gend ver­keer bij­voor­beeld in de och­tend voor­rang heeft en dalend ver­keer in de avond. Per orga­ni­sa­tie en per doel­groep (bij­voor­beeld klan­ten, mede­wer­kers, bezoe­kers, pati­ën­ten, stu­den­ten) kan de accep­ta­tie van de maat­re­ge­len en daar­mee de doel­ma­tig­heid sterk verschillen.

In alge­me­ne zin is het belang­rijk aan­wij­zin­gen te geven die mede­wer­kers niet voor al te gro­te aan­pas­sin­gen stelt. Door bij­voor­beeld één­rich­tings­ver­keer in te stel­len, kan een gro­te omlei­ding ont­staan die men min­der snel geneigd is te vol­gen. Stel dan bij ver­smal­lin­gen een voor­rangs­re­gel in. Zeker als we weten dat de bezet­ting vaak min­der dan de helft van de ‘oude’ was, dan is dit een goed alter­na­tief. De ver­keers­druk­te is ten­slot­te ook lager.

Voor­kom dat er obstruc­tie ont­staat, met name in ver­keers­ge­bie­den en bij de kof­fie­voor­zie­ning. Schaal indien nodig op qua faci­li­tei­ten. Iden­ti­fi­ceer de alge­me­ne knel­pun­ten in het gebouw en werk van daar­uit rich­ting een hoger detail­ni­veau. Niet voor elke orga­ni­sa­tie zal het nut­tig zijn om dit detail­ni­veau uit te wer­ken voor elke indi­vi­du­e­le ruim­te. Afhan­ke­lijk van de situ­a­tie kan er al dan niet beroep wor­den gedaan op het ver­ant­woor­de­lijk­heids­ge­voel van de men­sen in het gebouw. Het is wel aan te raden om men­sen hier op ver­schil­len­de plek­ken aan te her­in­ne­ren en te stu­ren waar nodig.

Orga­ni­sa­to­ri­sche en com­mu­ni­ca­tie maatregelen

Naast fysie­ke maat­re­ge­len, blijft het vol­gen van de aan­be­ve­lin­gen van het RIVM ook een belang­rijk aan­dachts­punt. Dit breng je voor de con­ti­nu­ï­teit onder bij een func­ti­o­na­ris of een team. Van daar­uit wor­den de spe­ci­fie­ke spel­re­gels voor jouw orga­ni­sa­tie, doel­groep of afde­ling gemaakt. Deze func­ti­o­na­ris of dit team is ook ver­ant­woor­de­lijk voor pas­sen­de en een­dui­di­ge com­mu­ni­ca­tie naar alle gebruikers.

Ook bij de een­dui­di­ge com­mu­ni­ca­tie kun je de mede­wer­kers een­vou­dig betrek­ken. Haal, bij­voor­beeld via een vra­gen­lijst, ver­be­ter­sug­ges­ties op en voer deze, waar nodig, door. Ook moe­ten mede­wer­kers weten waar zij met even­tu­e­le ‘klach­ten’ over onvei­li­ge situ­a­ties of gebeur­te­nis­sen naar­toe kun­nen en wie ver­ant­woor­de­lijk is om dat ver­vol­gens op te pak­ken. Deze stap heeft als bij­ko­mend voor­deel dat de maat­re­ge­len beter wor­den opgevolgd.

Rand­voor­waar­den

Er moet spe­ci­fie­ke aan­dacht zijn voor het voor­raad­be­heer van de (niet regu­lie­re) schoon­maak arti­ke­len. Dat kan algauw uit het oog ver­lo­ren wor­den. Ook moet met het schoon­maak­be­drijf afge­stemd wor­den hoe de schoon­maak in de ver­an­der­de situ­a­tie wordt uit­ge­voerd. Met een cate­ring maak je aan­vul­len­de afspra­ken over bij­voor­beeld lunch­pak­ket­ten, in plaats van zelf­be­die­nings­buf­fet­ten. En de bevei­li­ging wordt erbij betrok­ken als bij­voor­beeld delen van het gebouw afge­slo­ten wor­den en of lan­ge­re open­stel­ling nodig is.

ICT maat­re­ge­len

Door­dat de capa­ci­teit van het aan­tal werk­plek­ken en bij­voor­beeld ver­ga­der­ruim­ten beperk­ter is, bie­den digi­ta­le reser­ve­rings­sys­te­men een uit­komst om ‘over­be­vol­king’ tegen te gaan. Ook kan het zijn dat ruim­tes anders gebruikt wor­den, waar­voor de ICT faci­li­tei­ten nog aan­ge­legd of aan­ge­past moe­ten wor­den. De capa­ci­teit van de sys­te­men moet wel getoetst wor­den op het ver­an­de­ren­de gebruik naar bij­voor­beeld meer video bellen.

Er zijn al vele tools beschik­baar en er zul­len er meer komen om het wer­ken op afstand effi­ci­ënt te onder­steu­nen. Maar elkaar ‘life’ zien en ont­moe­ten is niet weg te den­ken en nood­za­ke­lijk. De rea­li­teit voor de komen­de maan­den zal een mix zijn van beeld­bel­len en fysiek aan­we­zig zijn op je werkplek.

Check­list

  •  Ver­ant­woor­de­lijk­heid beleggen
  • Blauw­druk gene­rie­ke situ­a­ties bedenken
  • Maat­werk oplos­sin­gen voor spe­ci­fie­ke situ­a­ties bedenken
  • Dui­de­lijk­heid schep­pen in beschik­ba­re — en niet-beschik­ba­re (werk)plekken
  • Her­ken­ba­re aan­dui­din­gen gebruiken
  • Gebrui­kers betrekken: 
    • Tes­ten proef­op­stel­lin­gen en feed­back ophalen
    • Tes­ten com­mu­ni­ca­tie en feed­back opha­len over de duidelijkheid
  • Ver­ant­woor­de­lij­ke aan­wij­zen in organisatie
  • Opzet­ten hel­de­re communicatie
  • Maat­re­ge­len uit­rol­len over gebouw en organisatie
  • Schoon­maak­voor­zie­nin­gen aanbrengen
  • Voor­raad­be­heer schoonmaakartikelen
  • Afstem­ming schoonmaakbedrijf
  • Afstem­ming catering
  • Afstem­ming beveiliging
  • Hoe wordt de bezet­ting gere­geld (bij­voor­beeld met een reserveringssysteem)?
  • Vol­doen de ICT faciliteiten?
  • Con­tact­mo­men­ten beperken

Al met al spre­ken een groot aan­tal zaken voor zich, maar zoals al eer­der benoemd, is een open deur soms zo slecht nog niet. Het is voor ieder­een nieuw en daar­door geen dage­lijk­se kost. Een goe­de voor­be­rei­ding, hel­de­re com­mu­ni­ca­tie en over­zicht behou­den voor­komt dat din­gen snel ver­ge­ten wor­den. Zo maken we samen een nieu­we start.