Een pro­ject mana­gen is een com­plexe aan­ge­le­gen­heid, waar­bij team­co­he­sie een belang­rij­ke invloed heeft op de samen­wer­king en team­pres­ta­ties. Naast dat het tra­ject goed moet ver­lo­pen en dat je het eind­re­sul­taat wilt berei­ken wat je voor ogen hebt, moet je ook zor­gen dat het pro­ject­team op één lijn zit en dat ieder­een weet wat hij moet doen. Het is dan ook goed om af en toe even stil te staan bij hoe het gaat. Gaat het nog zoals we den­ken dat het gaat en heeft ieder­een nog het­zelf­de beeld? Met de Pro­ject Baro­me­ter kun je peri­o­diek reflec­te­ren. Het is een gestruc­tu­reer­de en laag­drem­pe­li­ge manier om ‘de onder­stroom’ bin­nen uw pro­ject­team meet­baar te maken. Naast het boven water krij­gen van de ‘ear­ly warning­signs’, het iden­ti­fi­ce­ren van een onder­lig­gend patroon, leidt het bespre­ken ervan tot meer team­co­he­sie. Maar werkt dit ook zo in de praktijk?

Erva­rin­gen bij pro­ject Nieu­we Tram­re­mi­se Nieuwegein

“Ik heb goe­de erva­rin­gen met de Pro­ject Baro­me­ter,” zegt Jeroen Brink­man, con­sul­tant en pro­ject­ma­na­ger bij AT Osbor­ne. “Ik gebruik de baro­me­ter zelf regel­ma­tig in het Pro­ject Nieu­we Tram­re­mi­se in Nieu­we­gein voor de Pro­vin­cie Utrecht. Onlangs voor de vijf­de keer bin­nen een peri­o­de van 1½ jaar.” De Nieu­we Tram­re­mi­se is een com­plex pro­ject, met een hoge mate van sco­pe-onze­ker­heid en aan­mer­ke­lij­ke wij­zi­gin­gen. Het pro­ject­team was bij de fase van de over­gang naar de rea­li­sa­tie nog niet op vol­le­di­ge sterk­te. “De inzet van de baro­me­ter biedt ruim­te voor reflec­tie op zach­te fac­to­ren (onder­buik­ge­voel), waar je door­gaans niet zo snel op let, maar die wel dege­lijk van belang zijn voor het sla­gen van je project.”

Nieuwe tramremise binnenkant

Nieu­we tram­re­mi­se Nieu­we­gein binnen

Tijd nemen voor reflectie

Er kwa­men enke­le opval­len­de din­gen uit de meting, ver­telt Jeroen. “Eer­der dit jaar vond er, op basis van her­nieuw­de inzich­ten, een her­ij­king plaats van de pro­jec­t­op­dracht. Door deze her­ij­king loopt het pro­ject nu weer ‘in de pas’ en is het pro­ject­re­sul­taat haal­baar bin­nen de vast­ge­stel­de kaders ‘tijd’ en ‘geld’. Maar toch scoor­den haal­baar­heid en stra­te­gie onvol­doen­de. Bij team­le­den leid­de dit niet auto­ma­tisch tot meer ver­trou­wen in de eind­re­sul­ta­ten. Dat was zon­der de meting niet, of in ieder geval veel later, naar boven geko­men. De ‘har­de’ rap­por­ta­ges lie­ten dit name­lijk niet zien. De baro­me­ter zorg­de er dus voor dat we tij­dig meer ruim­te voor reflec­tie namen. We laten de reflec­tie ook met eni­ge regel­maat terug­ke­ren in de week­start­bij­een­komst. Een belang­rijk moment waar we met elkaar kun­nen reflec­te­ren op de afge­lo­pen — en komen­de week, en ver­der vooruit.”

De inzet van de baro­me­ter biedt ruim­te voor reflec­tie op zach­te fac­to­ren, waar je door­gaans niet zo snel op let, maar die wel dege­lijk van belang zijn voor het sla­gen van je project.

“In eer­ste instan­tie volg­de ik ove­ri­gens ‘het geijk­te patroon’ door de uit­komst van de baro­me­ter in het team te bespre­ken. Dat lever­de al best wat op, maar gaf me nog niet vol­doen­de hou­vast over wat te doen.” Jeroen gaat ver­der: “ik bena­der­de een aan­tal collega’s één op één, om de uit­komst van de baro­me­ter met hen te bespre­ken. Waar komt hun gevoel van­daan? Dat gaf mij dui­de­lijk­heid.” Jeroen bena­drukt: “de baro­me­ter is een ano­nie­me manier van meten. Bor­gen van ano­ni­mi­teit kan hel­pen om meer uit de baro­me­ter te halen. Ik deed de 1‑op‑1 gesprek­ken zo, dat de mening van de collega’s ano­niem bleef. Als de team­co­he­sie al goed is, is ano­ni­mi­teit geen issue.”

“De alge­me­ne uit­komst van de baro­me­ter was een pri­ma aan­lei­ding voor de 1‑op‑1 gesprek­ken. Zo gaf één team­lid aan zich zor­gen te maken over de tijd na de afron­ding van het pro­ject. Voor het pro­ject­team is dui­de­lijk wel­ke rich­ting het op ging, maar is dat ook zo voor de gebrui­ker? Zijn zij klaar om het pro­ject te ont­van­gen en in gebruik te nemen. Dat ele­ment heb ik daar­door nog eens expli­ciet met mijn opdracht­ge­ver bespro­ken. Dat was niet gebeurd zon­der de baro­me­ter en de reflec­tie die op basis daar­van tot stand kwam, “ ver­ze­kert Jeroen.
“Een ander voor­beeld: de sco­pema­na­ger maak­te zich zor­gen over het aan­tal wij­zi­gin­gen. Bleef het over­zicht wel bewaard en bleef voor ieder­een de ver­wach­ting wel dui­de­lijk, met al die wij­zi­gin­gen? Goed om die zorg te delen, dan kun­nen we er wat mee,” zegt Jeroen.

Aan­dacht voor de mens

Jeroen is blij dat de baro­me­ter er is. “Met de uit­komst van de baro­me­ter heb je de juis­te gespreks­on­der­wer­pen. Het geeft ver­die­ping en je kunt vroeg­tij­dig of in ieder geval eer­der aan­dacht beste­den aan het onder­buik­ge­voel van je team­le­den. En door­dat je meer aan­dacht hebt voor de men­se­lij­ke kan­ten van het pro­ject­team, heb je ook een ster­ker team­ge­voel: men­sen voe­len zich gehoord en meer ver­bon­den met het team. Je bent samen trots op wat je bereikt en er is min­der twij­fel. Dat straal je ook uit als team.”

Bin­nen­kort vul­len we de baro­me­ter weer in. Dan bekij­ken en bespre­ken we wat er dan in de onder­buik van het team speelt. En kij­ken we of we een stap heb­ben kun­nen maken in de aan­dachts­pun­ten van nu.

Pro­beer het ook!

Weten wat de baro­me­ter voor jouw pro­ject kan bete­ke­nen? Kijk op projectbarometer.nl.

Beeld: Alfons Kne­bel, Pro­vin­cie Utrecht