Opdrachtgeverschap is een vak. “En dan met name een ervaringsvak”, zo beaamt André van den Berg, voormalig CCO van Schiphol in een interview over de herwaardering van opdrachtgeverschap. Een terechte uitspraak, want – wie kent de uitdrukking niet – “wijsheid komt met de jaren”. Uit de uitspraak volgt ook dat het goed vormgeven van opdrachtgeverschap een zoektocht kan zijn.

Bij AT Osborne zien we dat organisaties vragen hebben over de wijze waarop ze het opdrachtgeverschap binnen hun organisatie goed kunnen vormgeven. Deze vragen richten zich veelal op het ambtelijk opdrachtgeverschap, een rol die in de literatuur, in vergelijking met de projectmanager, onderbelicht wordt. Daarom besteden we in een reeks artikelen aandacht aan de invulling van het ambtelijk opdrachtgeverschap. In dit artikel trappen we af met de (formele) rollen die de ambtelijk opdrachtgever kan vervullen.

Wanneer je in de zoekbalk op Google ‘rollen ambtelijk opdrachtgever’ invult, levert dit ongeveer 49.900 resultaten op. Duizenden artikelen waarin de rollen van opdrachtgever – vaak vanuit een bepaald perspectief of organisatie – staan beschreven. Maar wat vind je als je de ervaringen samenneemt en erboven gaat staan? Wat levert dit op?

Om meer inzicht te krijgen in de rollen van een opdrachtgever, hebben we binnen AT Osborne het net opgehaald. We hebben een inventarisatie uitgevoerd onder onze collega’s werkzaam binnen de infrastructuur, gebiedsontwikkeling en milieu en hen gevraagd naar hun ervaringen. In de inventarisatie stond de vraag centraal: welke vormen van opdrachtgeverschap kom jij tegen, en wat versta je hieronder? Uit de inventarisatie hebben we een doorsnede gemaakt van de ambtelijk opdrachtgever. Hieruit destilleren we grofweg vijf rollen  die onze collega’s – in meer en mindere mate – herkennen in programma’s, projecten en adviesklussen, bij opdrachtgevers variërend van projectorganisatie Zuidasdok en Gemeente Leiden tot de Provincie Utrecht. Hieronder lichten we deze rollen toe.

1. Borger van capaciteit/middelen

Allereerst vervult een ambtelijk opdrachtgever vaak een rol in het borgen van capaciteit en middelen. Zo schept een opdrachtgever de kaders voor het project en stelt de daarbij behorende middelen aan het project ter beschikking.

2. Verbinder van opdracht en opgave

Daarnaast vervult de ambtelijke opdrachtgever in veel gevallen een rol in het omzetten van de (bestuurlijke) opgave in een afgebakende opdracht voor de projectorganisatie, zodat daarop gestuurd kan worden. Op deze manier is hij/zij verbinder van opdracht en opgave. Om deze rol nader te duiden, wordt vaak ook aangegeven dat een ambtelijk opdrachtgever verantwoordelijk is voor het ‘wat’ en de projectmanager voor het ‘hoe’ van een project.

3. Regisseur in sturing en verantwoordingsproces

Ten derde kan de opdrachtgever een regisserende rol vervullen in de sturing en verantwoording van het project, die veelal plaatsvindt binnen de sturingsdriehoek van bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en projectmanager. Daarbinnen heeft ieder een eigen taak en verantwoordelijkheid. Zo verantwoordt de projectmanager zich aan de ambtelijk opdrachtgever en monitort de ambtelijk opdrachtgever het project op kritische wijze.

4. Regie op betrekken interne partijen

De vierde mogelijke rol van een opdrachtgever die wij onderscheiden is het bij elkaar brengen en houden van interne stakeholders van een project. De regie op het betrekken van interne partijen kan als verantwoordelijkheid ook bij de projectorganisatie belegd worden, maar zeker in het proces richting de bestuurlijk opdrachtgever zien we vaak een sterkere regisserende rol voor de ambtelijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever vormt dan de schakel naar het bestuur.

5. Regie op betrekken externe partijen

Ook heeft de opdrachtgever in de meeste gevallen een rol in het betrekken en bij elkaar houden van externe partijen. Waar de projectmanager verantwoordelijk is voor de uitvoering, kan de opdrachtgever een rol hebben bij het stakeholdermanagement richting strategische partners of de vertegenwoordiging in de stuurgroep.

De informele kant

Bovenstaande vormen geven een beeld van de formele rollen die een opdrachtgever kan vervullen, rollen die veelal aanvullend zijn op die van de projectorganisatie. En daarbij ook in combinatie van bovenstaande rollen wordt ingevuld. Maar het formele aspect is slechts één kant van de medaille. Hoe zit het met de andere kant, de informele, ‘zachte’ kant? Daarbij gaat het om aspecten als: Hoe breed pakt een opdrachtgever zijn rol op? Kan een opdrachtgever in aanvulling op de formele rollen een coachende rol hebben richting de projectorganisatie? En vanuit welke verschillende perspectieven of visies vult een opdrachtgever zijn/haar rol in? Deze aspecten zijn naar onze ervaring minstens zo belangrijk.

Een concreet voorbeeld is de visie op de opgave. Veel infrastructuurprojecten hebben uiteindelijk als doel een bestaand verkeers- of vervoersysteem uit te breiden of verbeteren. Het is van wezenlijk belang of in de aansturing van een project vanuit projectmanagement primair wordt gefocust op de formele scope (het realiseren van infrastructuur) of dat de opgave wordt aangevlogen vanuit het perspectief van het realiseren van een werkend (vervoer)systeem. Soms wordt ook tijdens een project geconstateerd dat een verandering van denken nodig is om tot een succesvolle ingebruikname te komen, bijvoorbeeld bij de Noord/Zuidlijn. Waar eerst de realisatie van assets voorop stond, werd in de latere fases van het project het borgen van het werkend vervoersysteem het leidende principe. Dit had consequenties voor de invulling van het opdrachtgeverschap en de rol van de projectorganisatie, die zich meer is gaan richten op het faciliteren van de beheerder en exploitant bij het in gebruik nemen van de metrolijn.

Kortom, de ‘zachte’ kant van het opdrachtgeverschap doet ertoe. Daarom verdiepen we ons de komende tijd in de informele aspecten van het vak van opdrachtgever. In een volgend artikel nemen we je hierin mee.

Opdrachtgeverschap is een vak, en het goed inrichten van opdrachtgeverschap binnen een organisatie is van groot belang. Bij AT Osborne zien we in de dagelijkse praktijk dat organisaties vragen hebben over de wijze waarop ze het opdrachtgeverschap goed kunnen vormgeven. Wij leveren graag een bijdrage aan het verder brengen van de rol van opdrachtgever en nemen daarom diverse initiatieven om kennis hierover te delen. Zo nemen we je in een reeks artikelen mee in de wereld van het ambtelijk opdrachtgeverschap.