Wat zijn de kaders voor het vragen van referenties in een aanbesteding. Uit het advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvA) geven wij de volgende tips.

De Commissie van Aanbestedingsexperts (CvA) heeft zich onlangs uitgelaten over de kaders voor het vragen van referenties in een aanbesteding. In dit geval ging het om een Europese niet-openbare aanbesteding voor het ontwerpen van een multifunctioneel gebouw. Uit het advies van de CvA kunnen de volgende tips voor de praktijk worden afgeleid:

• Maak altijd een duidelijk onderscheid tussen geschiktheidseisen en selectiecriteria;
• Vraag ervaring met kerncompetenties uit met geschiktheidseisen;
• Bij de keuze voor een niet-openbare procedure, mag een aanbesteder in beginsel per kerncompetentie één referentie eisen en geen hogere score toekennen aan een combinatie van (kern)competenties. Ook mag geen combinatie van verschillende kerncompetenties in één referentie worden geëist of een betere scoren worden gegeven aan meer referenties per (kern)competentie. Dit is volgens de CvA disproportioneel. De aanbesteder moet toestaan dat met één referentie wordt aangetoond dat aan meerdere kerncompetenties wordt voldaan. Een aanbesteder kan wel aan de gegadigden de keuze laten met welke project specifieke (kern)competentie zij het aantal generieke (kern)competenties zouden willen combineren.
• Minimumeisen aan referenties moeten eveneens proportioneel te zijn. Een minimumeis die bijvoorbeeld voorschrijft dat de voortgang van een referentieproject ten minste het stadium moet hebben bereikt, waarin aan wind- en waterdichtheid is voldaan, is volgens de CvA niet proportioneel, als slechts sprake is van een ontwerpopdracht;
• Een aanbesteder moet voorkomen dat de geschiktheidseisen ertoe leiden dat (grote) ondernemingen met meer ervaring bevoordeeld worden ten opzichte van zowel kleinere ondernemingen als nieuwe toetreders, die eveneens geschikt zijn de opdracht uit te voeren;
• Bij complexe opdrachten of opdrachten tot het leveren van hoogwaardige dienstverlening kunnen (indien noodzakelijk en gemotiveerd) referenties voor één kerncompetentie en ervaring met meerdere kerncompetenties in één referentieproject worden geëist.

Tot slot is het goed er rekening mee te houden dat de verplichting van een inschrijver om proactief te handelen, volgens de CvA niet zo ver strekt dat vóór de uiterste termijn voor indiening van de verzoeken tot deelneming een klacht moet zijn ingediend of een kort geding moet zijn aanspannen. Een inschrijver kan ook daarna een klacht indienen of een kortgeding aanhangig maken, al is het maar om de rechtmatigheid te toetsen.