In ons werk aan ruim­te­lij­ke pro­jec­ten zagen wij in eer­ste instan­tie gro­te ver­schil­len in hoe orga­ni­sa­ties, opdracht­ge­vers en pro­ject­ma­na­gers met de afge­kon­dig­de maat­re­ge­len en onze­ker­heid zijn omge­gaan. Diver­se pro­ject­ma­na­gers en opdracht­ge­vers wil­den door en zorg­den ervoor dat het ook kon. Ande­ren kon­den met deze onze­ker­heid geen beslui­ten nemen, kre­gen te maken met hoge kos­ten of haal­den de plan­ning niet. Nu, enke­le maan­den na de uit­braak in Euro­pa, maken we ons op voor een onze­ke­re peri­o­de waar­in het virus nog onder ons is, maar we wel ‘de draad weer wil­len oppak­ken’. Deze over­gang roept bin­nen veel pro­jec­ten vra­gen op: Klop­pen onze uit­gangs­pun­ten nog wel? Moe­ten we ons pro­ject of pro­gram­ma herijken?

Project beheren

In pro­ject­be­heer­sings­ter­men is de coron­a­pan­de­mie een exo­geen risi­co dat zich mani­fes­teert. Er zijn geen ruim­te­lij­ke pro­jec­ten waar het uit­bre­ken van een pan­de­mie opge­no­men is in het risi­co­dos­sier. Uit een scan over diver­se programma’s en pro­jec­ten waar­bij AT Osbor­ne betrok­ken is, (b)lijkt dat de impact van het uit­bre­ken van een pan­de­mie van een aan­tal fac­to­ren afhan­ke­lijk is.

Illu­stra­tie van de (on)balans in de ‘ijze­ren drie­hoek’ bij het optre­den van een (exo­geen) risico.

1. De sec­tor waar­in je opereert

In zijn alge­meen­heid is de indu­strie en de bouw in een nor­ma­le cri­sis con­junc­tuur­ge­voe­lig. In deze Coron­a­pan­de­mie rea­geert de bouw tot nu toe vrij sta­biel. Het is opval­lend dat maar wei­nig bedrij­ven gebruik maken van de NVO-rege­ling (ofwel over­heids­steun). Kij­ken we goed naar de sec­to­ren, dan zijn ver­schil­len waarneembaar.

In de woning­bouw en infra­struc­tuur is de impact zeer beperkt. Er is nog steeds een tekort aan wonin­gen. In de infra­struc­tuur is de over­heid de groot­ste opdracht­ge­ver. De over­heid sti­mu­leert waar moge­lijk de eco­no­mie en is terug­hou­dend in het aan­hou­den of opschor­ten van pro­jec­ten. Het weg­val­len van arbeids­mi­gran­ten door de lock-down leidt tot nieu­we vraag naar arbeid in de bouw.

Met name in de uti­li­tai­re bouw voor (semi-)publieke func­ties zijn con­se­quen­ties waar­neem­baar. Ener­zijds omdat opdracht­ge­vers hier finan­ci­eel geraakt zijn door de cri­sis, met als gevolg uit­val van mid­de­len. Ander­zijds omdat het ruim­te­lijk pro­gram­ma van eisen tegen het licht gehou­den wordt. Zijn de gan­gen van het zie­ken­huis of nieuw te bou­wen gemeen­te­huis breed genoeg? Wel­ke kan­toor­in­rich­ting is effi­ci­ënt als we na Covid-19 met een nieu­we Covid-vari­ant te maken krijgen?

Ook zien we dat bij zorg­pro­jec­ten door de acu­te cri­sis dead­lines ver­va­gen en opschui­ven. Inmid­dels wor­den mijl­pa­len opnieuw bepaald. Niet geheel onver­wacht wordt de onder­houds- en reno­va­tie­bran­che hard geraakt. Opdracht­ge­vers stel­len met name niet urgen­te onder­houds­werk­zaam­he­den uit.
Voor alle sec­to­ren geldt dat de pro­duc­ti­vi­teit op de mid­del­lan­ge ter­mijn onder druk kan komen te staan. Met name ver­traag­de leve­rin­gen uit het bui­ten­land (Ita­lië wordt veel genoemd) kun­nen tot stag­na­tie lei­den, maar ook door vraag­uit­val bij opdracht­ge­vers. Er is nog tijd om hier­op in te spelen.

2. De team­ca­pa­ci­teit en de samen­wer­king bin­nen je project

Team­le­den zijn ver­rast dat veel werk­zaam­he­den goed van­uit huis kun­nen wor­den ver­vuld. Bij goed inge­werk­te teams wer­ken maat­re­ge­len, zoals beeld­bel­len en ‑ver­ga­de­ren zelfs als pro­ces­ver­snel­ler! Toch zien we dat na ver­loop van tijd de behoef­te aan face to face con­tact (begrij­pe­lij­ker­wijs) toe­neemt. Deze wens is er nog meer voor pro­ject in de opstart­fa­se. Con­tact leg­gen op afstand is onper­soon­lijk en las­tig, door­dat je elkaar (nog) niet goed kent. Nood­za­ke­lij­ke Pro­ject Start Ups (PSU’s) wor­den uit­ge­steld of door gebruik van beeld­scher­men in effec­ti­vi­teit sterk beperkt. Waar de samen­wer­king al ken­mer­ken ver­toon­de van ‘het con­flict­mo­del’, neemt de samen­wer­king eer­der af dan toe. De mate waar­in je als team flexi­bel kan inspe­len op de gewij­zig­de situ­a­tie bepaalt mede de snel­heid waar­in je de onba­lans in ijze­ren drie­hoek inzich­te­lijk krijgt, en kan opvangen.

3. Wij­zi­ging van pro­gram­ma- of projectscope

Door vraag­uit­val, bij­voor­beeld omdat een huur­con­tract voor nieuw­bouw wordt gean­nu­leerd, komen pro­jec­ten niet tot stand of moe­ten ze wor­den her­zien. Het pro­gram­ma van eisen moet soms wor­den aan­ge­past door bud­ge­tuit­val: de opdracht­ge­ver heeft of een veel lager of zelfs een nega­tief ren­de­ment behaald in de afge­lo­pen maan­den en ver­wacht dit (moge­lijk) ook voor de komen­de peri­o­de. Door een lan­ge­re terug­ver­dien­tijd komt de Busi­ness Case onder druk te staan. Met her­o­ver­we­ging van pro­gram­ma- of pro­ject­sco­pe tot gevolg. Het doel hier­bij is om (weer) balans te bren­gen tus­sen sco­pe, tijd en geld en te anti­ci­pe­ren op nieu­we Covid-varianten.

4. Is er een direc­te rela­tie met het pri­mai­re proces?

Uit­voe­rings­pro­jec­ten met een ‘Win­kel-open’ prin­ci­pe onder­vin­den al snel hin­der van de soci­al dis­tan­cing maat­re­ge­len. Voor­al als orga­ni­sa­ties voor­be­rei­dend (gebouw­inspec­ties) of uit­voe­rend per­so­neel geen toe­gang geven tot hun gebouw of terrein.

Aan de ande­re kant gaan uit­voe­ren­de werk­zaam­he­den juist vlot­ter, of zijn deze ‘naar voren gehaald’ bij orga­ni­sa­ties waar het pri­mai­re pro­ces vol­le­dig of voor een deel is uit­ge­val­len. Werk­ruim­te genoeg, zon­der tij­de­lij­ke afscher­mings- of beheersmaatregelen.

5. De fase in het bouwproces

Pro­jec­ten in de uit­voe­rings­fa­se gaan in prin­ci­pe gewoon door. Met name leve­rings­pro­ble­men uit het bui­ten­land (Ita­lië is veel genoemd) vor­men een belem­me­ring. En ook de eer­der aan­ge­ge­ven Win­kel-open issues. Voor de pro­jec­ten in de Ont­werp­fa­se en met name de Ini­ti­a­tief­fa­se zie je het her­ij­ken van het pro­gram­ma voor ver­tra­ging zorgen.

6. Con­trac­tu­e­le spanning

De geno­men maat­re­ge­len bij pro­jec­ten in uit­voe­ring wer­ken veel­al kos­ten­ver­ho­gend. Bij een aan­tal pro­jec­ten leidt dit tot een ver­schil van inzicht over voor wie de kos­ten zijn. Zij ze voor de opdracht­ge­ver of voor de opdracht­ne­mer? In de mees­te pro­jec­ten zie je dat opdracht­ge­ver en opdracht­ne­mer hier op basis van rede­lijk­heid en bil­lijk­heid goed uit­ko­men. Dit hangt samen met de mate waar­in je al echt samen aan het­zelf­de pro­ject aan het werk was. Vreemd genoeg zijn er ook opdracht­ne­mers die er sim­pel­weg een nieu­we con­flict inkleu­nen, met de gedach­te ‘Er komt altijd wel wat uit’.

Bij aan­be­ste­din­gen zie je in de vra­gen en ant­woor­den van de Nota van Inlich­tin­gen terug dat opdracht­ge­ver en opdracht­ne­mer anti­ci­pe­ren op een ‘twee­de golf’ of een nieu­we virus­va­ri­ant. De risi­co­ver­de­ling in het con­tract is maat­ge­vend voor de ‘ver­de­ling’ van de impact die dit voor het pro­ject heeft. Daar­naast wordt Coro­na als argu­ment gebruikt om de aan­be­ste­dings­pe­ri­o­de te ver­len­gen, wach­tend op meer zeker­heid, of het op onder­de­len nog kun­nen bij­stu­ren van de sco­pe of leve­rings­om­vang van het project.

7. Ben je als pro­gram­ma of pro­ject in control?

Ben je als pro­gram­ma of pro­ject in con­trol, dan komt de claim niet, houd je deze bui­ten de deur en kom je snel­ler tot een rede­lijk ver­ge­lijk over de onkos­ten van de Coron­a­pan­de­mie. Je hebt of maakt ruim­te voor cre­a­tie­ve en inno­va­tie­ve oplos­sin­gen om de voort­gang te bor­gen. Waar het door moet, kan het ook door. Het wordt dan ‘gewoon’ moge­lijk gemaakt. Waar pro­fes­si­o­neel wordt samen­ge­werkt, wordt geen hin­der onder­von­den van de maat­re­ge­len van de fysi­cal dis­tan­cing. Ieder­een weet wat zij of hij moet doen, pakt haar of zijn rol en ver­ant­woor­de­lijk­heid en kan op basis hier­van zowel voort­gang boe­ken, en ver­ant­woor­dings- en stu­rings­in­for­ma­tie leve­ren. Een opdracht­ge­ver van een pro­ject ‘in con­trol’ waar­deert de inzet en vin­ding­rijk­heid, en accep­teert de con­se­quen­ties die de maat­re­ge­len op het pro­ject heeft. Omdat maxi­maal wordt inge­zet op (bij)sturing en de ver­ant­woor­ding hier­van op orde is. Als de Coron­a­pan­de­mie des­on­danks je pro­ject­suc­ces in de weg staat, mag je erop ver­trou­wen dat dit je niet wordt aangerekend.

Hoe nu verder?

Ieder­een rekent erop dat we de pan­de­mie onder con­tro­le zul­len krij­gen. Wan­neer is nog onze­ker. En nog onbe­kend is wel­ke (beheers)maatregelen struc­tu­reel van aard zul­len zijn.

Dit roept diver­se vra­gen op: Wat is er bij jouw pro­gram­ma of pro­ject nu écht aan de hand? Klop­pen de uit­gangs­pun­ten van des­tijds nog, of moe­ten ze wor­den bij­ge­teld? Hoe is de samen­wer­king eigen­lijk? Is de pro­ject­g­over­nan­ce en de ver­ant­woor­ding goed geor­ga­ni­seerd? Klopt de plan­ning nog? Meer dan anders is dit daar­mee een moment om te reflec­te­ren en jezelf en jouw team dit type vra­gen te stel­len. En kan als moge­lijk­heid wor­den aan­ge­gre­pen om bij te stu­ren en te voor­ko­men dat (een eer­der en/of onbe­wust) inge­sla­gen weg dood­loopt of meer een off-road-karak­ter heeft.

Uit de reviews en eva­lu­a­ties die wij als bureau uit­voe­ren, komen vaak ver­ras­sen­de uit­kom­sten naar voren, die ieder­een op het pro­ject (impli­ciet) ergens al wel wist. Door hier struc­tuur in aan de bren­gen, weet te opdracht­ge­ver de rode draad weer terug te vin­den, bij te stu­ren en pas­sen­de maat­re­ge­len te imple­men­te­ren. Door als team zelf vol­doen­de te reflec­te­ren, voor­kom je dat je de (rode) draad kwijt­raakt. Zo levert Coro­na toch nog een goe­de bij­dra­ge aan jouw project!

De pro­gram­ma- of pro­ject­or­ga­ni­sa­tie zou als doel­stel­ling moe­ten heb­ben om ook gesteld te staan voor onbe­ken­de exo­ge­ne risico’s. Dit kan door een goed door­dach­te gover­nan­ce en bij­be­ho­ren­de esca­la­tie­lij­nen, een goed samen­wer­kend team dat de rol­len kent en res­pec­teert, waar de stu­rings- en ver­ant­woor­dings­in­for­ma­tie op orde is, en hier ook daad­wer­ke­lijk op wordt gestuurd, en mee wordt ver­ant­woord. Dit begint met het beschik­baar heb­ben en hou­den van infor­ma­tie met betrek­king tot:

  • Sco­pe: een hel­de­re pro­jec­t­op­dracht met een actu­eel over­zicht van de door­ge­voer­de wijzigingen;
  • Geld: prog­no­se van de kos­ten ein­de werk (Prog­no­se Eindstand);
  • Tijd: rea­lis­ti­sche plan­ning met vol­doen­de buf­fers, voor­zien van een stand­lijn en prog­no­ses op de mijlpalen;
  • Risi­co: een over­zicht van geïn­ven­ta­ri­seer­de en geclas­si­fi­ceer­de risico’s en de bij­be­ho­ren­de beheersmaatregelen.

Samen met goed func­ti­o­ne­ren­de pro­ces­sen en pro­ce­du­res brengt dit ‘orde in de cha­os, en scherp zicht op de drie­hoek’. Zelfs in coro­na­tijd is wer­ken in programma’s en pro­jec­ten dan het leuk­ste wat er is!

Lees ook de blog op www.projectbarometer.nl over het tij­dig waar­ne­men van trends in je project.