Integraal projectmanagement (IPM) is een methode om grote projecten beter te beheersen. Maar wanneer beheers je IPM zelf? Hoe én wanneer ben je precies ‘in control’? En is reflectie misschien het toverwoord? In een vraaggesprek met Jeroen Brinkman (AT Osborne) gaf Hans Molenkamp, Senior Manager Projectbeheersing (MPB) bij de Dienst Metro en Tram gemeente Amsterdam, hierop zijn visie.

Integraal projectmanagement

Wanneer ben je in control?
‘Dat is meteen een lastige vraag. Je bent pas in control als het gehele projectteam in control is. En dat team bestaat vaak uit hele verschillende mensen, met verschillende karakters, rollen en belevingen’. Het is daarom volgens Molenkamp voornamelijk van groot belang dat iedereen zich op een soortgelijke snelheid binnen het project bevindt.

‘Het is van belang dat iedereen binnen het projectteam dezelfde voortgang beleeft, het kan niet zo zijn dat de projectmanager ver vooruit loopt, want dan verliest hij onderweg gegarandeerd zijn teamleden’

Een goede manier om een reëel beeld te krijgen van de voortgang, en daarmee dus een indicatie van de mate van in control zijn, is om alle teamleden afzonderlijk van elkaar te polsen. ‘Vraag bijvoorbeeld aan een teamlid waar hij/zij staat en waar diegene denkt dat de rest van het team staat. Zitten ze op één lijn? En hoe kijken ze tegen hun eigen rol aan en de rest van de verhoudingen binnen het team? Is er meer sturing nodig? En vooral; hoe houden we elkaar in control?

‘In control ben je samen, het is niet één iemand die dat doet’

Een goed team
‘Je kunt een fantastische basis hebben qua scopemanagement, geld, tijd, alles tip top in orde, maar uiteindelijk draait het om het team zelf. Als het team niet goed functioneert of op de juiste manier is samengesteld kom je nergens, en al helemaal niet in control’.
Uiteraard is een bepaalde administratieve standaard wel noodzakelijk, aldus Molenkamp. ‘Het geldt als stevige basis, om te weten waar je staat en waar je op moet sturen. Maar je moet toch vooral weten hoe je dit over moet brengen, hoe je verbinding houdt met je team en hoe je voor verbinding zorgt binnen het team. Iedereen is anders en reageert anders op bepaalde zaken. Bijvoorbeeld bij grote afwijkingen in het contract; dan is het niet alleen zaak om met zijn allen kritisch te kijken naar die bepaalde afwijkingen, maar ook om iedereen bij elkaar te houden op een prettige manier’.

‘De ‘harde’ dingen zijn nodig , maar de ‘zachte’ dingen maken het verschil’

Reflecteren
‘Waar je op moet letten binnen een team is de dynamiek (wat zijn er voor rollen en wat ontbreekt er nog), de communicatie én de reflectie. Niet iedereen heeft het op hetzelfde moment even druk en even moeilijk, maar als je met elkaar reflecteert én communiceert krijg je een gemeenschappelijker gevoel en dat brengt de standaard binnen een team omhoog’.

Continu reflecteren is dus van groot belang, maar dat is niet altijd makkelijk. Het is vaak lastig om bepaalde feedback op een goede manier over te brengen, of om terug te krijgen. ‘Ik denk zelf ook af en toe echt wel van ‘oei, dat had ik best anders kunnen zeggen’, of ik krijg dat direct te horen van de betreffende persoon. Dat is uiteraard niet leuk, maar wel nuttig, want dan kan ik er iets mee doen’.

En soms is het ook gewoon zoals het is. ‘Ik ben bijvoorbeeld altijd heel duidelijk en direct over de rolvastheid binnen het IPM-team, het is echt niet de bedoeling dat teamleden op elkaars stoel gaan zitten’.

‘Rolvastheid is ontzettend belangrijk voor het goed functioneren van een IPM-team!’

Project Barometer
‘Het gebruiken van een tool die helpt bij de reflectie, zoals de Project Barometer, ervaar ik als zeer nuttig en kan ik zeker aanraden. Het is echter wel belangrijk om al aan de voorkant duidelijk de toegevoegde waarde en de noodzaak aan te geven  binnen het team (m.a.w. wat kan het opleveren voor het team / project). Neem daar de tijd voor, geef aan wat je gaat doen én wat je met de uitkomsten gaat doen. Het kan ook nuttig zijn om aan de hand van de resultaten enkele sessies te organiseren, eventueel individueel met de verschillende teamleden, met bijvoorbeeld een gespreksleider/coach die ervaring heeft met de tool zelf. Deze persoon kan wellicht ook al aan de voorkant betrokken worden. Ik denk zeker dat je hier als team baat bij kunt hebben, maar ook hier geldt; het team moet wel echt een team zijn, anders kun je een leuke tool hebben, maar het gesprek komt dan toch niet op gang’.

‘Een IPM-team waarbij de teamleden elkaar willen versterken vergroot de kans op een succesvol project’