Ziekenhuizen zijn momenteel druk bezig met de herstart van de reguliere zorg. Hierbij zoeken ze naar manieren om de reguliere zorgprocessen zo goed en volledig mogelijk in te richten. Enerzijds moeten ziekenhuizen rekening houden met de beperkt aanwezige capaciteit van IC bedden, reguliere bedden en OK’s. Anderzijds moeten ze zich aan de RIVM richtlijnen houden waardoor crowdmanagement een relevant thema is geworden en wachtruimten de nieuwe bottlenecks vormen.

Poli-managers krijgen vanuit de Raad van Bestuur de opdracht om stapsgewijs tot een zo groot mogelijk herstel van de reguliere zorg te komen, waarbij veelal wordt verwezen naar de urgentielijst zoals opgesteld door de NZa en het zorginstituut. Het probleem dat wij in veel ziekenhuizen tegenkomen is dat bestuurders en tactisch managers bij het verstrekken van deze complexe opdracht geen ondersteunende methodiek aanreiken. In plaats daarvan worden polimanagers aangespoord om zelf ‘innovatief’ te zijn. Ook stafadviseurs worden onvoldoende vrijgespeeld om bij deze cruciale opdracht te ondersteunen.

Het gevolg hiervan is dat iedere polikliniekmanager de opdracht volledig op eigen wijze invult; van zeer gestructureerd en onderbouwd tot vormen van ‘trial and error’. Niet alleen ontbreekt hiermee de samenhang op ziekenhuisniveau, het leidt in veel gevallen ook tot te conservatieve opschaling uit angst voor overcrowding. Gegeven de enorme werkvoorraden en toegangstijden voor poliklinische zorg is efficiënte benutting van de beschikbare capaciteiten in deze tijd echter nog essentiëler dan het al was.

Stappenplan

Op basis van onze ervaringen hebben wij een stappenplan opgesteld dat ziekenhuizen kan helpen om tot een integrale methodiek te komen voor de opbouw van de poliklinische zorg. Centraal in deze methodiek staan heldere afspraken naar zorgverleners en patiënten (randvoorwaarden) enerzijds en inzicht in de verwachtte bezetting van wachtruimten (planning) anderzijds:

Randvoorwaarden

1. Onderstreep het belang van concrete planningsafspraken en spreek betrokkenen erop aan indien deze afspraken niet worden nageleefd; Deze tijd vraagt om concrete (bij voorkeur ziekenhuisbrede) planningsafspraken waarbij vooral het moment van ‘bevriezen’ van de planning belangrijk is. Gelet op de hoge wachtlijsten en toegangstijden enerzijds en het risico van overcrowding anderzijds kan het niet langer zo zijn dat zorgverleners op het laatste moment een extra spreekuur openen of annuleren.

2. Bepaal voor welke afspraken begeleiding toegestaan is en informeer patiënten daar zorgvuldig over; iedere begeleider die met de patiënt mee komt zal een schaarse wachtplek bezet houden. Daarom moeten (bij voorkeur ziekenhuisbrede) uitgangspunten worden opgesteld in welke gevallen een begeleider is toegestaan. Een insteek is om dit per afspraakcode te bepalen. Zo zou bijvoorbeeld in geval van de afspraakcode ‘UITSLAG’ een begeleider kunnen worden toegestaan. Deze uitgangspunten moeten duidelijk met de patiënt worden gecommuniceerd en de patiënt kan actief worden geattendeerd om het gesprek op te nemen.

3. Benadruk bij patiënten het belang om op tijd (maar niet te vroeg) voor de afspraak te komen en informeer patiënten zorgvuldig over het aanmeldproces; hanteer een uitgangspunt hoe lang voor aanvang van de afspraak patiënten plaats mogen nemen in de wachtruimte. Indien van toepassing moet de patiënt op de hoogte worden gebracht van de screeningsprocedure bij de ziekenhuisentree zodat daar rekening mee kan worden gehouden.

4. Laat zorgverleners inzien waarom het cruciaal is om volgens planning spreekuur te voeren; strakke spreekuurvoering is belangrijk om uitloop en daarmee hogere bezetting van de wachtruimte te voorkomen.

5. Bepaal het aantal beschikbare wachtplekken per wachtgebied; aangezien het aantal fysieke wachtplekken op dit moment de bottleneck vormt is een goed overzicht van het aantal wachtplekken per wachtruimte cruciaal. Mogelijk kunnen ook lege spreekkamers (al dan niet incidenteel) als wachtruimte fungeren.

Planning

6. Breng voor de totale planningsperiode per dagdeel per wachtgebied in beeld welke zorgverleners daarvan gebruik zullen maken; een essentiële stap om tijdig inzicht in de bezetting van de wachtruimte te krijgen is om prospectief subagenda’s van zorgverleners aan spreekkamers en daarmee wachtruimten te koppelen.

7. Visualiseer de patiëntenstromen per dagdeel per wachtruimte; op basis van de bovengenoemde uitgangpunten (rekening houdend met een bandbreedte), in combinatie met de bestaande rasters gekoppeld aan de wachtruimten, kunnen knelpunten rondom de maximaal beschikbare wachtcapaciteit eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt (zoals weergegeven in onderstaande figuur).

8. Pas rasters aan waar de verwachte bezetting van de wachtkamer de maximaal beschikbare capaciteit overstijgt; daar waar knelpunten zichtbaar worden moeten rasters worden aangeapast. Bijvoorbeeld door specifieke afspraken van fysieke consulten naar beeldbel of telefonische consulten om te zetten of door bijvoorbeeld te schuiven met de aanvangs- of pauzetijden van zorgverleners.

Zowel zorgverleners als planners moeten zich beseffen dat deze knelpunten het gevolg zijn van rastercombinaties van verschillende zorgverleners. Hoe meer gestandaardiseerd deze combinatie van zorgverleners en rasters zijn, hoe minder inspanning het vraagt om de rasters in de toekomst te optimaliseren. Dit pleit in de 1,5 meter samenleving voor zo veel mogelijk vaste combinaties van zorgverleners en rasters.

9. Monitor en stel bij wanneer uitgangspunten irreëel zijn; in deze methodiek zijn de gekozen uitgangspunten en de navolging daarvan cruciaal. Daarom moet nauwlettend in de gaten worden gehouden of het beleid wordt opgevolgd en uitgangspunten realistisch zijn. Indien uitgangspunten niet realistisch blijken moeten deze uiteraard zo snel mogelijk worden bijgesteld om tot een werkend systeem te komen.

Inzicht in geaggregeerde patiëntenstromen

Het moge duidelijk zijn dat bovenstaande methodiek niet alleen individuele poliklinieken kan helpen om inzicht te krijgen in patiëntenstromen. Op geaggregeerd niveau biedt deze methodiek eveneens inzicht in de totaal te verwachten patiëntenstromen in het ziekenhuis. Heeft u vragen over onze aanpak of heeft u behoefte om met ons over dit onderwerp van gedachten te wisselen? Neem dan vrijblijvend contact op met Mike Tournoij.