Zie­ken­hui­zen zijn momen­teel druk bezig met de her­start van de regu­lie­re zorg. Hier­bij zoe­ken ze naar manie­ren om de regu­lie­re zorg­pro­ces­sen zo goed en vol­le­dig moge­lijk in te rich­ten. Ener­zijds moe­ten zie­ken­hui­zen reke­ning hou­den met de beperkt aan­we­zi­ge capa­ci­teit van IC bed­den, regu­lie­re bed­den en OK’s. Ander­zijds moe­ten ze zich aan de RIVM richt­lij­nen hou­den waar­door crowd­ma­na­ge­ment een rele­vant the­ma is gewor­den en wacht­ruim­ten de nieu­we bott­le­necks vormen.

Poli-mana­gers krij­gen van­uit de Raad van Bestuur de opdracht om staps­ge­wijs tot een zo groot moge­lijk her­stel van de regu­lie­re zorg te komen, waar­bij veel­al wordt ver­we­zen naar de urgen­tie­lijst zoals opge­steld door de NZa en het zorg­in­sti­tuut. Het pro­bleem dat wij in veel zie­ken­hui­zen tegen­ko­men is dat bestuur­ders en tac­tisch mana­gers bij het ver­strek­ken van deze com­plexe opdracht geen onder­steu­nen­de metho­diek aan­rei­ken. In plaats daar­van wor­den poli­ma­na­gers aan­ge­spoord om zelf ‘inno­va­tief’ te zijn. Ook stafad­vi­seurs wor­den onvol­doen­de vrij­ge­speeld om bij deze cru­ci­a­le opdracht te ondersteunen.

Het gevolg hier­van is dat iede­re poli­kli­niek­ma­na­ger de opdracht vol­le­dig op eigen wij­ze invult; van zeer gestruc­tu­reerd en onder­bouwd tot vor­men van ‘tri­al and error’. Niet alleen ont­breekt hier­mee de samen­hang op zie­ken­huis­ni­veau, het leidt in veel geval­len ook tot te con­ser­va­tie­ve opscha­ling uit angst voor over­crow­ding. Gege­ven de enor­me werk­voor­ra­den en toe­gangs­tij­den voor poli­kli­ni­sche zorg is effi­ci­ën­te benut­ting van de beschik­ba­re capa­ci­tei­ten in deze tijd ech­ter nog essen­ti­ë­ler dan het al was.

Stap­pen­plan

Op basis van onze erva­rin­gen heb­ben wij een stap­pen­plan opge­steld dat zie­ken­hui­zen kan hel­pen om tot een inte­gra­le metho­diek te komen voor de opbouw van de poli­kli­ni­sche zorg. Cen­traal in deze metho­diek staan hel­de­re afspra­ken naar zorg­ver­le­ners en pati­ën­ten (rand­voor­waar­den) ener­zijds en inzicht in de ver­wacht­te bezet­ting van wacht­ruim­ten (plan­ning) anderzijds:

Rand­voor­waar­den

1. Onder­streep het belang van con­cre­te plan­nings­af­spra­ken en spreek betrok­ke­nen erop aan indien deze afspra­ken niet wor­den nage­leefd; Deze tijd vraagt om con­cre­te (bij voor­keur zie­ken­huis­bre­de) plan­nings­af­spra­ken waar­bij voor­al het moment van ‘bevrie­zen’ van de plan­ning belang­rijk is. Gelet op de hoge wacht­lijs­ten en toe­gangs­tij­den ener­zijds en het risi­co van over­crow­ding ander­zijds kan het niet lan­ger zo zijn dat zorg­ver­le­ners op het laat­ste moment een extra spreek­uur ope­nen of annuleren.

2. Bepaal voor wel­ke afspra­ken bege­lei­ding toe­ge­staan is en infor­meer pati­ën­ten daar zorg­vul­dig over; iede­re bege­lei­der die met de pati­ënt mee komt zal een schaar­se wacht­plek bezet hou­den. Daar­om moe­ten (bij voor­keur zie­ken­huis­bre­de) uit­gangs­pun­ten wor­den opge­steld in wel­ke geval­len een bege­lei­der is toe­ge­staan. Een insteek is om dit per afspraak­co­de te bepa­len. Zo zou bij­voor­beeld in geval van de afspraak­co­de ‘UITSLAG’ een bege­lei­der kun­nen wor­den toe­ge­staan. Deze uit­gangs­pun­ten moe­ten dui­de­lijk met de pati­ënt wor­den gecom­mu­ni­ceerd en de pati­ënt kan actief wor­den geat­ten­deerd om het gesprek op te nemen.

3. Bena­druk bij pati­ën­ten het belang om op tijd (maar niet te vroeg) voor de afspraak te komen en infor­meer pati­ën­ten zorg­vul­dig over het aan­meld­pro­ces; han­teer een uit­gangs­punt hoe lang voor aan­vang van de afspraak pati­ën­ten plaats mogen nemen in de wacht­ruim­te. Indien van toe­pas­sing moet de pati­ënt op de hoog­te wor­den gebracht van de scree­nings­pro­ce­du­re bij de zie­ken­hui­sen­tree zodat daar reke­ning mee kan wor­den gehouden.

4. Laat zorg­ver­le­ners inzien waar­om het cru­ci­aal is om vol­gens plan­ning spreek­uur te voe­ren; strak­ke spreek­uur­voe­ring is belang­rijk om uit­loop en daar­mee hoge­re bezet­ting van de wacht­ruim­te te voorkomen.

5. Bepaal het aan­tal beschik­ba­re wacht­plek­ken per wacht­ge­bied; aan­ge­zien het aan­tal fysie­ke wacht­plek­ken op dit moment de bott­le­neck vormt is een goed over­zicht van het aan­tal wacht­plek­ken per wacht­ruim­te cru­ci­aal. Moge­lijk kun­nen ook lege spreek­ka­mers (al dan niet inci­den­teel) als wacht­ruim­te fungeren.

Plan­ning

6. Breng voor de tota­le plan­nings­pe­ri­o­de per dag­deel per wacht­ge­bied in beeld wel­ke zorg­ver­le­ners daar­van gebruik zul­len maken; een essen­ti­ë­le stap om tij­dig inzicht in de bezet­ting van de wacht­ruim­te te krij­gen is om pro­spec­tief subagenda’s van zorg­ver­le­ners aan spreek­ka­mers en daar­mee wacht­ruim­ten te koppelen.

7. Visu­a­li­seer de pati­ën­ten­stro­men per dag­deel per wacht­ruim­te; op basis van de boven­ge­noem­de uit­gang­pun­ten (reke­ning hou­dend met een band­breed­te), in com­bi­na­tie met de bestaan­de ras­ters gekop­peld aan de wacht­ruim­ten, kun­nen knel­pun­ten rond­om de maxi­maal beschik­ba­re wacht­ca­pa­ci­teit een­vou­dig inzich­te­lijk wor­den gemaakt (zoals weer­ge­ge­ven in onder­staan­de figuur).

Bezet­ting wachtruimte

8. Pas ras­ters aan waar de ver­wach­te bezet­ting van de wacht­ka­mer de maxi­maal beschik­ba­re capa­ci­teit over­stijgt; daar waar knel­pun­ten zicht­baar wor­den moe­ten ras­ters wor­den aan­ge­apast. Bij­voor­beeld door spe­ci­fie­ke afspra­ken van fysie­ke con­sul­ten naar beeld­bel of tele­fo­ni­sche con­sul­ten om te zet­ten of door bij­voor­beeld te schui­ven met de aan­vangs- of pau­ze­tij­den van zorgverleners.

Zowel zorg­ver­le­ners als plan­ners moe­ten zich besef­fen dat deze knel­pun­ten het gevolg zijn van ras­ter­com­bi­na­ties van ver­schil­len­de zorg­ver­le­ners. Hoe meer gestan­daar­di­seerd deze com­bi­na­tie van zorg­ver­le­ners en ras­ters zijn, hoe min­der inspan­ning het vraagt om de ras­ters in de toe­komst te opti­ma­li­se­ren. Dit pleit in de 1,5 meter samen­le­ving voor zo veel moge­lijk vas­te com­bi­na­ties van zorg­ver­le­ners en rasters.

9. Moni­tor en stel bij wan­neer uit­gangs­pun­ten irre­ëel zijn; in deze metho­diek zijn de geko­zen uit­gangs­pun­ten en de navol­ging daar­van cru­ci­aal. Daar­om moet nauw­let­tend in de gaten wor­den gehou­den of het beleid wordt opge­volgd en uit­gangs­pun­ten rea­lis­tisch zijn. Indien uit­gangs­pun­ten niet rea­lis­tisch blij­ken moe­ten deze uiter­aard zo snel moge­lijk wor­den bij­ge­steld om tot een wer­kend sys­teem te komen.

Inzicht in geag­gre­geer­de patiëntenstromen

Het moge dui­de­lijk zijn dat boven­staan­de metho­diek niet alleen indi­vi­du­e­le poli­kli­nie­ken kan hel­pen om inzicht te krij­gen in pati­ën­ten­stro­men. Op geag­gre­geerd niveau biedt deze metho­diek even­eens inzicht in de totaal te ver­wach­ten pati­ën­ten­stro­men in het zie­ken­huis. Heeft u vra­gen over onze aan­pak of heeft u behoef­te om met ons over dit onder­werp van gedach­ten te wis­se­len? Neem dan vrij­blij­vend con­tact op met Mike Tournoij.