Opschal­ing reg­uliere polik­lin­is­che zorg: deze aan­pak geeft con­crete handvatten

Geplaatst op 20 mei 2020

Zieken­huizen zijn momenteel druk bezig met de her­start van de reg­uliere zorg. Hier­bij zoeken ze naar manieren om de reg­uliere zorg­processen zo goed en volledig mogelijk in te richt­en. Enerz­i­jds moeten zieken­huizen reken­ing houden met de beperkt aan­wezige capaciteit van IC bed­den, reg­uliere bed­den en OK’s. Anderz­i­jds moeten ze zich aan de RIVM richtli­j­nen houden waar­door crowd­man­age­ment een rel­e­vant the­ma is gewor­den en wachtru­imten de nieuwe bot­tle­necks vormen.

Poli-man­agers kri­j­gen vanu­it de Raad van Bestu­ur de opdracht om staps­gewi­js tot een zo groot mogelijk her­s­tel van de reg­uliere zorg te komen, waar­bij vee­lal wordt ver­wezen naar de urgen­tieli­jst zoals opgesteld door de NZa en het zor­gin­sti­tu­ut. Het prob­leem dat wij in veel zieken­huizen tegenkomen is dat bestu­ur­ders en tac­tisch man­agers bij het ver­strekken van deze com­plexe opdracht geen onder­s­te­unende method­iek aan­reiken. In plaats daar­van wor­den poli­man­agers aange­spo­ord om zelf ‘inno­vatief’ te zijn. Ook stafad­viseurs wor­den onvol­doende vri­jge­speeld om bij deze cru­ciale opdracht te ondersteunen.

Het gevolg hier­van is dat iedere polik­lin­iek­man­ag­er de opdracht volledig op eigen wijze invult; van zeer gestruc­tureerd en onder­bouwd tot vor­men van ‘tri­al and error’. Niet alleen ont­breekt hier­mee de samen­hang op zieken­huis­niveau, het lei­dt in veel gevallen ook tot te con­ser­vatieve opschal­ing uit angst voor over­crowd­ing. Gegeven de enorme werkvoor­raden en toe­gangsti­j­den voor polik­lin­is­che zorg is effi­ciënte benut­ting van de beschik­bare capaciteit­en in deze tijd echter nog essen­tiëler dan het al was.

Stappenplan

Op basis van onze ervarin­gen hebben wij een stap­pen­plan opgesteld dat zieken­huizen kan helpen om tot een inte­grale method­iek te komen voor de opbouw van de polik­lin­is­che zorg. Cen­traal in deze method­iek staan heldere afsprak­en naar zorgver­len­ers en patiën­ten (rand­voor­waar­den) enerz­i­jds en inzicht in de verwachtte bezetting van wachtru­imten (plan­ning) anderzijds:

Randvoorwaarden

1. Onder­streep het belang van con­crete plan­ningsaf­sprak­en en spreek betrokke­nen erop aan indi­en deze afsprak­en niet wor­den nageleefd; Deze tijd vraagt om con­crete (bij voorkeur zieken­huis­brede) plan­ningsaf­sprak­en waar­bij vooral het moment van ‘bevriezen’ van de plan­ning belan­grijk is. Gelet op de hoge wachtli­jsten en toe­gangsti­j­den enerz­i­jds en het risi­co van over­crowd­ing anderz­i­jds kan het niet langer zo zijn dat zorgver­len­ers op het laat­ste moment een extra spreeku­ur ope­nen of annuleren.

2. Bepaal voor welke afsprak­en begelei­d­ing toeges­taan is en informeer patiën­ten daar zorgvuldig over; iedere begelei­der die met de patiënt mee komt zal een schaarse wacht­plek bezet houden. Daarom moeten (bij voorkeur zieken­huis­brede) uit­gangspun­ten wor­den opgesteld in welke gevallen een begelei­der is toeges­taan. Een insteek is om dit per afspraak­code te bepalen. Zo zou bijvoor­beeld in geval van de afspraak­code ‘UITSLAG’ een begelei­der kun­nen wor­den toeges­taan. Deze uit­gangspun­ten moeten duidelijk met de patiënt wor­den gecom­mu­niceerd en de patiënt kan actief wor­den geat­ten­deerd om het gesprek op te nemen.

3. Benadruk bij patiën­ten het belang om op tijd (maar niet te vroeg) voor de afspraak te komen en informeer patiën­ten zorgvuldig over het aan­meld­pro­ces; hanteer een uit­gangspunt hoe lang voor aan­vang van de afspraak patiën­ten plaats mogen nemen in de wachtru­imte. Indi­en van toepass­ing moet de patiënt op de hoogte wor­den gebracht van de screen­ing­spro­ce­dure bij de zieken­huisen­tree zodat daar reken­ing mee kan wor­den gehouden.

4. Laat zorgver­len­ers inzien waarom het cru­ci­aal is om vol­gens plan­ning spreeku­ur te voeren; strakke spreeku­ur­vo­er­ing is belan­grijk om uit­loop en daarmee hogere bezetting van de wachtru­imte te voorkomen.

5. Bepaal het aan­tal beschik­bare wacht­plekken per wacht­ge­bied; aangezien het aan­tal fysieke wacht­plekken op dit moment de bot­tle­neck vormt is een goed overzicht van het aan­tal wacht­plekken per wachtru­imte cru­ci­aal. Mogelijk kun­nen ook lege spreekkamers (al dan niet inci­den­teel) als wachtru­imte fungeren.

Planning

6. Breng voor de totale plan­ningspe­ri­ode per dagdeel per wacht­ge­bied in beeld welke zorgver­len­ers daar­van gebruik zullen mak­en; een essen­tiële stap om tijdig inzicht in de bezetting van de wachtru­imte te kri­j­gen is om prospec­tief subagenda’s van zorgver­len­ers aan spreekkamers en daarmee wachtru­imten te koppelen.

7. Visu­aliseer de patiën­ten­stromen per dagdeel per wachtru­imte; op basis van de bovenge­noemde uit­gang­pun­ten (reken­ing houdend met een band­breedte), in com­bi­natie met de bestaande rasters gekop­peld aan de wachtru­imten, kun­nen knelpun­ten ron­dom de max­i­maal beschik­bare wacht­ca­paciteit een­voudig inzichtelijk wor­den gemaakt (zoals weergegeven in onder­staande figuur).

Bezetting wachtru­imte

8. Pas rasters aan waar de verwachte bezetting van de wachtkamer de max­i­maal beschik­bare capaciteit over­sti­jgt; daar waar knelpun­ten zicht­baar wor­den moeten rasters wor­den aangea­past. Bijvoor­beeld door spec­i­fieke afsprak­en van fysieke con­sul­ten naar beeld­bel of tele­fonis­che con­sul­ten om te zetten of door bijvoor­beeld te schuiv­en met de aan­­vangs- of pauzeti­j­den van zorgverleners.

Zow­el zorgver­len­ers als plan­ners moeten zich besef­fen dat deze knelpun­ten het gevolg zijn van raster­com­bi­naties van ver­schil­lende zorgver­len­ers. Hoe meer ges­tandaardis­eerd deze com­bi­natie van zorgver­len­ers en rasters zijn, hoe min­der inspan­ning het vraagt om de rasters in de toekomst te opti­malis­eren. Dit pleit in de 1,5 meter samen­lev­ing voor zo veel mogelijk vaste com­bi­naties van zorgver­len­ers en rasters.

9. Mon­i­tor en stel bij wan­neer uit­gangspun­ten irreëel zijn; in deze method­iek zijn de gekozen uit­gangspun­ten en de navol­ging daar­van cru­ci­aal. Daarom moet nauwlet­tend in de gat­en wor­den gehouden of het beleid wordt opgevol­gd en uit­gangspun­ten real­is­tisch zijn. Indi­en uit­gangspun­ten niet real­is­tisch blijken moeten deze uit­er­aard zo snel mogelijk wor­den bijgesteld om tot een werk­end sys­teem te komen.

Inzicht in geaggregeerde patiëntenstromen

Het moge duidelijk zijn dat boven­staande method­iek niet alleen indi­vidu­ele polik­lin­ieken kan helpen om inzicht te kri­j­gen in patiën­ten­stromen. Op geag­gregeerd niveau biedt deze method­iek eve­neens inzicht in de totaal te verwacht­en patiën­ten­stromen in het zieken­huis. Heeft u vra­gen over onze aan­pak of heeft u behoefte om met ons over dit onder­w­erp van gedacht­en te wis­se­len? Neem dan vri­jbli­jvend con­tact op met Mike Tournoij.

Deel deze pagina via

Ook interessant