Begeleiden seniorenoverleg Geldrop-Mierlo

De afdeling Ruimte van de Gemeente Geldrop-Mierlo wilde graag beter omgaan met de werkdruk en een beter imago creëren. Het gevoel bestaat dat de basis en het imago verbeterd kan worden. Er wordt ad hoc en volgens de waan van de dag gewerkt. De afdeling wil meer ruimte om proactief te werken en de ontwikkelingen, die op hun afkomen, goed vormgeven.

Het ontstaan

De vraag naar het verbeteren van de afdeling is door meerdere redenen ontstaan:

  • Bestuurlijk gezien heeft de afdeling Ruimte te maken met meerdere wethouders, die elk hun eigen portefeuille, dynamiek en vraagstelling aan de ambtelijke organisatie kennen.
  • De markt is aangetrokken. Hierdoor komen veel vragen van ‘buiten’ op de afdeling af. waarmee de medewerkers aan de slag moeten.
  • De organisatie wil meer inzicht in de vragen en taken (projecten, beleidsmatige, uitvoerende taken en HRM-taken) en de omvang en impact op capaciteit van medewerkers.
  • De organisatie wil beter inzicht krijgen in hoe procesmatig werken een bijdrage kan leveren aan efficiënter en effectiever werken.
  • Medewerkers hebben het leveren van kwaliteit hoog in het vaandel staan. Er wordt vaak meer geleverd dan nodig is. Hoe ga je daar op een goede manier mee om?
  • De samenleving en de ambtelijke organisatie en de manier waarop deze zich tot elkaar verhouden, is aan het veranderen. Daarom is het nodig om opnieuw naar de eigen rol te kijken en wat hierbij nodig is.

Onze wijze van kijken

Imagobeleving en werkdruk noemt AT Osborne hiermee een zogenaamd meervoudig vraagstuk. Dit houdt in dat er meerdere interventies nodig zijn om een duurzame oplossing te vinden. Randvoorwaardelijk voor het vinden van de oplossingen zijn:

  • Samenwerken aan het vraagstuk.
  • Maak stappen door het vraagstuk in onderdelen ofwel sporen op te delen.
  • Laat de sporen gelijktijdig oplopen of kies bewust wanneer aandacht wordt gegeven aan welk spoor.

Zo wordt er met finesse aan het vraagstuk gewerkt.

De werkwijze

Om dit goed vorm te geven is AT Osborne met de zeskoppige leiding van de afdeling ruimte, in teamsessies, aan de slag gegaan. In deze sessies vormden we met elkaar een beeld van hoe werkdruk en imagobeleving ontstaat en hoe hier anders naar gekeken kan worden. Dit vanuit zowel onderbouwd theoretisch kader, als praktisch toepasbaar instrumentarium. Met elkaar hebben we een passende aanpak en interventies voor de afdeling bedacht en ontwikkeld. Op basis hiervan is de leiding zelf aan de slag gegaan met de 75 medewerkers. Hierdoor is de aanpak doorleefd en werkt deze voor hun. Daarmee wordt het ook eenvoudiger om op basis van opgedane ervaringen de aanpak verder bij te stellen.