Hoogwaterbeschermingsprogramma: professionalisering processen

Sámen de keringen op orde krijgen, die bij de (verlengde) Derde Toetsing zijn afgekeurd. Dat is in essentie het Hoogwaterbeschermingsprogramma: een programma waarin Rijk en waterschappen intensief samenwerken om Nederland te beschermen tegen overstromingen. Begin 2018 is er een ‘Verbeter- en veranderplan programma Hoogwaterbescherming’ opgesteld, om meer grip te krijgen op het programma. In dat veranderplan zijn zes sporen gedefinieerd. Eén van de sporen omvatte het verder professionaliseren, vergroten van stabiliteit & integraliteit, van de primaire processen ten behoeve van programmabureau van Programmadirectie van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. AT Osborne is gevraagd om daaraan een bijdrage te leveren.

Werkprocessen en implementatie
Het programmabureau bevat circa 30 medewerkers. De hoofdprocessen zijn Programmeer- en begrotingsproces, Subsidieproces en Verantwoordingsproces. Om stabiliteit en integraliteit te vergroten, is er inzicht nodig in welke informatie op welk moment door wie wordt geproduceerd. Maar ook door en voor wie het wordt aangepast, gevalideerd en verder ontsloten. Hiervoor is het van belang om inzicht te hebben welke producten en subproducten worden opgeleverd en welke IT-systemen hiervoor worden gebruikt.  Een aantal verbeteringen zijn direct geïmplementeerd. Daarnaast is implementatieplan opgesteld voor het structureel borgen van procesgericht werken en de bijbehorende randvoorwaarden en uitgangspunten hiervoor. Ook is het plan opgenomen hoe door ontwikkelmogelijkheden en het verder realiseren van het verbeterpotentieel van de processen vorm gegeven kan worden.

Onze aanpak
Uniek aan onze aanpak is dat we, in een korte intensieve periode, interactieve sessies hebben gehouden met het programmabureau. Tijdens deze sessies gaven de medewerkers, onder onze begeleiding, zelf hun toekomstige werkprocessen vorm, inclusief bijbehorende benodigde stuurinformatie en verbetermogelijkheden. Dit zodat er een grotere stabiliteit en voorspelbaarheid binnen het programma ontstaat in wanneer welke informatie beschikbaar is, welke projecten wanneer uitgevoerd worden en bijbehorende financiële consequenties. Onze werkwijze vergrootte het draagvlak onder de medewerkers enorm. Aan de hand van het implementatieplan is het Programmabureau nu zelf in staat om procesgericht werken en verbetermogelijkheden vorm te geven en te implementeren. Dit doen zij nu ook actief.