Nieuwe huisvesting voor Obvion

Obvion is een financiële instelling met ruim 500 medewerkers, gevestigd in Heerlen. Adjunct-directeur Guido Sauren: ‘Wij hebben verschillende locaties overwogen voor onze nieuwe huisvesting, óók buiten Heerlen. Maar wij vinden dit de beste plek om meer interactie tussen onderwijs, onderzoek en ondernemers te verkrijgen. Neem de ontwikkeling van de Smart Service Campus , vrijwel in onze ‘achtertuin’. Wij geloven in co-creatie en stimuleren samenwerking tussen ketenpartners om te werken aan de woonoplossingen van de toekomst.’

Guido Sauren: ‘Nu wij ons voor langere tijd verbinden aan dit pand, gaan wij het gebouw toekomstbestendig maken. Het gebouw krijgt straks van binnen een veel opener karakter. Onze klant verdient de beste woonplek, onze medewerker de beste werkplek! Hiermee dragen wij graag bij aan de dynamiek die Heerlen verdient.’

De rol van AT Osborne
Obvion ziet huisvesting als een krachtig instrument om commerciële, beleidsmatige en organisatorische doelstellingen te realiseren. AT Osborne werd gevraagd om een strategisch huisvestingsplan te ontwikkelen. Obvion gaf onze consultants de volgende aandachtspunten mee:

• Vertaal het ondernemingsbeleid naar een strategisch huisvestingsplan;
• Stel ‘Het Nieuwe Werken’ centraal;
• Zorg voor flexibele huisvesting tegen zo voordelig mogelijke exploitatiekosten.

Onze vertaling van de huisvestingsvraag van Obvion bestond uit een kwalitatieve en een kwantitatieve component. Het kwalitatieve deel hebben we beschreven aan de hand van de ambities van de organisatie die van belang zijn voor de huisvesting, de functionele uitgangspunten en de technische eisen waar het gebouw aan moet voldoen. Het kwantitatieve deel was een doorrekening van het benodigde aantal m2 verhuurbaar vloeroppervlakte op basis van scenarioanalyses.

Wonen en Werken 2030
De ambities hebben wij gebaseerd op bestaande beleidsdocumenten en op de door Obvion ontwikkelde visie ‘Wonen 2030‘. Deze hebben wij ‘gespiegeld’ aan het Werken 2030. Bij het analyseren van de ambities hebben we de medewerker die bevlogen en betrokken is, autonomie en vrijheid verwacht en verantwoordelijkheid neemt centraal gezet. Ook de relatie met ketenpartners, klanten en studenten hebben we bekeken. Ten derde kwam cultuurverandering aan de orde.

Op basis van de (scenario)analyse van de personele samenstelling uitgevoerd met onder andere onze rekentool ‘SQUARE-HNW’ [id1] hebben we de ruimtebehoefte vastgesteld. Met deze gegevens en de uitkomsten van de ambitie-analyse hebben we een kader opgesteld waarmee we drie huisvestingsvarianten aan het managementteam hebben voorgelegd. Op grond hiervan is de keuze gemaakt. Deze hebben we uitgewerkt en dit diende als input voor het locatieonderzoek.

Total cost of employee-methode
Het locatieonderzoek hebben we toegespitst op Zuid-Limburg. Dit leidde tot een aantal alternatieven voor de huidige locatie. Na een uitvraag en een multicriteria-analyse is er een keuze gemaakt voor drie aanbieders van vastgoed. Op basis van onze uitgebreide uitvraag konden deze concrete huurvoorstellen doen. Deze vormden de input voor een exploitatiebegroting voor de toekomstige huisvestingskosten. Hierbij waren niet de huurprijsverschillen leidend, maar de exploitatiekosten (total cost of employee-methode). Daarmee werd ook de basis gelegd voor de onderhandelingsstrategie en de uiteindelijke contractering volgens het nieuwe ROZ-Model, aangevuld met de bijzondere bepalingen en uitsluitingen om de rechtspositie van de huurder meer gewicht te geven in dit model.

Fase 4
Na de vastgoedstrategie, het locatieonderzoek en de contractering zijn we bezig met de vierde fase. Momenteel wordt het programma ‘Obvious Working’ uitgerold. Wij passen namens de huurder het gebouw aan en vertalen het verandermanagement in de organisatie naar de nieuwste werkplekconcepten, hospitality en verandering in houding en gedrag van management en medewerkers.