Inkoopstrategie, aanbestedingsstrategie en inkoopplan

Om een project te realiseren moet je als opdrachtgever doorgaans verschillende diensten en één of meerdere werken in de markt zetten. Dat vraagt om een zorgvuldig proces waarin je als opdrachtgever komt tot een goed doordacht en samenhangend pakket van werkzaamheden die je door externe partijen wilt laten uitvoeren.

Deze inkoopstrategie kun je In bijzondere gevallen (bijvoorbeeld bij nieuwe ontwikkelingen) met potentiële marktpartijen bespreken in een marktconsultatie. Hier kun je deze partijen raadplegen over essentiële zaken zoals: scope van de aan te besteden opdracht en het eventueel opknippen en afbakende van afzonderlijke opdrachten, maar bijvoorbeeld ook over de aanbestedingsprocedure, contractvorm, samenwerkingsmogelijkheden, risicobereidheid e.d. In de inkoop- en aanbestedingsstrategie hebben wij in elk geval aandacht voor:

1. Doelstellingen van het project, projectscope, afbakening en advisering over clustering dan wel splitsing;
2. Uitgangspunten en randvoorwaarden;
3. Analyse van en match tussen de (inkoop-)doelstellingen van de publieke organisatie en de projectspecifieke doelstellingen;
4. Analyse van en advies over mogelijke aanbestedingsprocedures, contract- en samenwerkingsvormen bezien vanuit de karakteristieken van het project, de omgeving maar ook de wensen, ervaringen en mogelijkheden van een aanbestedende dienst.

Deze inkoop- en aanbestedingsstrategie wordt voor de afzonderlijke opdrachten uitgewerkt in een of inkoopplan. Hierin wordt de keuze voor de aanbestedingsprocedure en contractvorm per opdracht onderbouwd. In de uitwerking in het inkoopplan zijn wij u graag van dienst met:

1. Advisering over en opstellen van de geschiktheidseisen, selectiecriteria en kwalitatieve criteria met het oog op een optimale invulling van de ‘beste prijs-kwaliteitsverhouding’;
2. Advisering over de weging tussen kwaliteit en prijs met behulp van een gevoeligheidsanalyse;
3. Advisering over de wijze van beoordeling van inschrijvingen, inclusief de toepassing en samenstelling van één of meerdere beoordelingscommissie(s).

Wij adviseren niet op afstand en stellen niet zelfstandig de benodigde documenten op, maar hebben een passend niveau van interactie om samen met de opdrachtgever c.q. aanbestedende dienst te komen tot een aanpak die past bij de projectopgave en de organisatie zelf.

Na uitwerking en vaststelling van deze set aanbestedingsprocedures en contracten (per fase) kun je pas werkelijk de aanbesteding starten. AT Osborne heeft een schat aan ervaring om met opdrachtgevers de markt te benaderen. Wij maken daarbij gebruik van de praktijkervaringen van onze projectmanagers, contractmanagers, inkoopadviseurs en juristen in alle stadia van een project.

Veel projecten kunnen op reguliere wijze met standaard aanbestedingsprocedures en contractvormen op de markt worden gezet. Maar ook als er maatwerk nodig is bent u bij ons aan het goede adres. Wij kennen de eisen en mogelijkheden die de aanbestedingswet biedt en zijn actief betrokken bij bijzondere vormen en de laatste ontwikkelingen in de marktbenadering, zoals projectallianties, de 2-fasen aanpak of de contractuele portfolioaanpak.