Programma van eisen

AT Osborne maakt al meer dan vijftig jaar programma’s van eisen voor uiteenlopende organisaties. De ontwikkelingen staan niet stil en dus ontwikkelt het programma van eisen mee. De laatste jaren zien we een steeds complexere omgeving van het ontwerp- en bouwproces. Meer belanghebbenden, andere contractvormen en andere verantwoordelijkheden vragen om een ander soort document dan in de traditionele processen. Daarom hebben wij ons programma van eisen fundamenteel vernieuwd.

Onze visie

In de praktijk ervaren we vaak dat de taal van de opdrachtgever niet overeenkomt met de taal van de partijen in het ontwerp en realisatieproces. Door de nieuwe aanpak voor programma’s van eisen zorgen we dat beide talen in één document worden weergeven. Daarnaast geven we structuur aan de werkwijze van de totstandkoming van een programma van eisen. Dit helpt het om kritisch te zijn tijdens de uitwerking: ‘waarom stel ik deze eis eigenlijk?’.

Leidende principes en ambities

Of het nu gaat om verbouw van bestaande huisvesting of nieuwbouw en of u nu kiest voor een traditioneel ontwerp- en bouwproces of voor een geïntegreerde contractvorm, de start bepaalt voor een belangrijk deel het succes. Vanuit dit oogpunt starten we met de leidende principes en ambities van de opdrachtgever. Leidende principes en ambities weergeven de lange termijnstrategie van een organisatie, waar een organisatie voor staat en focusgebieden, zonder oplossingsgericht te zijn. Ambities worden kort en krachtig beschreven en zijn leesbaar en herkenbaar voor de belanghebbenden. Hierdoor ontstaat draagvlak. De ambities moeten altijd aan een belanghebbende gekoppeld zijn. Daarmee borgen we dat er tijdens het proces geen ambities insluipen die eigenlijk door niemand gedragen worden.

Concepten en (werk)processen

Vervolgens concretiseren we de leidende principes en ambities verder in concepten en (werk)processen. Concepten verdelen we onder in huisvestingsconcepten en ondersteunende concepten (processen). Huisvestingsconcepten betreffen vaak indelingsconcepten, bijvoorbeeld type patiëntenkamers (één- versus meerpersoons) of harmonicamodel. Ondersteunende concepten betreffen de concepten van ondersteunende diensten, zoals logistiek, medicatie en voeding.

Om een verdere concretisering naar ruimten en eisen te maken, brengen we eerst de verschillen de (werk)processen van de gebruikers van het gebouw in beeld. Dit doen wij met de snapshot methode.

Ruimten en eisen

Als we de (werk)processen in beeld hebben met de snapshot methode, starten we met de ruimtelijke vertaling. Dit doen we door gezamenlijk met de gebruiker te bepalen welke ruimten nodig zijn om de activiteiten te faciliteren, om vervolgens expertmatig de omvang van de ruimten te bepalen. Met de capaciteitsanalyse bepalen we de aantallen. Vervolgens kunnen per afdeling en/of ruimte de eisen en relaties worden toegevoegd.

Het functioneel ruimtelijk programma van eisen maken we in een online database omgeving. Zo is alle informatie gestructureerd, op één plek. Zo ontstaat een compleet en consistent PvE, met altijd up-to-date informatie voor de opdrachtgever. De datebase is zodanig ingericht dat deze ook voor verificatie van het ontwerp kan worden gebruikt.

Snapshot methode

Om de ruimten voor een programma van eisen te bepalen maakt AT Osborne gebruikt van de snapshot methode. De Snapshot methode geeft inzicht in de processen en activiteiten van de verschillende gebruikersgroepen van een gebouw. Belangrijk hierbij is dat we sturen op de toekomstige werkprocessen en activiteiten in plaats van de huidige situatie over ruimten wordt nog niet gebruiken.

Hoe werkt het

Samen met de gebruikers knippen we de werkprocessen op in kleinere stukjes of activiteiten. Deze stukjes of activiteiten noemen we ‘snapshot’. Elk snapshot staat voor een activiteit die een aantal specifieke bouwkundige kenmerken heeft. Dit hoeft niet voor alle afzonderlijke activiteiten. Een clustering van handelingen die op één plek plaatsvinden is ook mogelijk. Hierbij wordt het tijdsaspect buiten beschouwing gelaten. Een ‘snapshot’ is nog geen ruimtelijke voorstelling, maar een activiteit. Na vaststelling van het proces starten we met de ruimtelijke vertaling door te bepalen welke ruimten nodig zijn voor de verschillende activiteiten. En vervolgens welke eisen de ruimten hebben om de activiteiten te kunnen uitvoeren. Zo ontstaat een programma van eisen bestaande uit ruimten die het primaire proces optimaal faciliteren.