P360 – het nieuwe Programma van Eisen

In de utiliteitsbouw worden steeds vaker andere contractvormen toegepast. Het zijn methodieken die hun oorsprong vinden in de wereld van de infrastructuur. Daarbij wordt gebruik gemaakt van functioneel specificeren of systems engineering om het proces ontwerp en realisatieproces te optimaliseren. Maar een simpel ‘copy paste’ is niet verstandig.

Onze aanpak gaat uit van de opdrachtgever en zijn ambities. Wij gaan ervanuit dat een Programma van Eisen de taal van de opdrachtgever spreekt én de taal van de partijen in het ontwerp- en realisatieproces. Het komt tot stand door overleg met de belanghebbenden waarbij de ambities worden vastgelegd. Daarmee staat het resultaat dichtbij de doelstellingen van de stakeholders en wordt zoveel mogelijk draagvlak georganiseerd. Ambities beschrijven het WAAROM achter de vraag en zijn niet oplossingsgericht. Dit is de basis van het validatieproces dat in de communicatie met de opdrachtgever zo belangrijk is.

Eisen beschrijven WAT er gemaakt moet worden. Zoals de ambities altijd gekoppeld zijn aan belanghebbenden, zijn de eisen altijd gekoppeld aan één of meer ambities. Daarmee voorkomen we dat we onnodige eisen opschrijven. Eisen die uit een wettelijk kader voortkomen hoeven we niet te vermelden. Als de opdrachtgever comfort niet belangrijk vindt zijn er altijd de minimale eisen uit het bouwbesluit. En bij conflicterende eisen kan teruggevallen worden op ambities omdat deze altijd aan de eisen gekoppeld zijn en aan de desbetreffende stakeholder. Dan is het ook duidelijk met wie binnen de organisatie de discussie gevoerd moet worden.

Ons gedachtengoed geeft structuur aan deze wijze van werken, iets dat in andere vormen van een programma van eisen vaak ontbreekt. Het helpt om kritisch te zijn: “waarom stel ik deze eis eigenlijk?”. Het gedachtengoed gaat over programmeren en maakt het mogelijk dat alle betrokkenen rondom het ontwerp- en bouwproces het programma kunnen lezen en begrijpen.

Bij AT Osborne is dit gedachtengoed niet in de studeerkamer ontwikkeld maar vanaf het begin af aan toegepast in kleine en grote projecten. De gestructureerde en systematische aanpak maakt dat de monitoring van het proces gefaciliteerd kon worden. Maar of het nu gaat om verbouw van bestaande huisvesting of nieuwbouw en of u nu kiest voor een traditioneel ontwerp- en bouwproces of voor een geïntegreerde contractvorm, de start bepaalt voor een belangrijk deel het succes.

En als professioneel opdrachtgever wenst u toch een goed programma van eisen, want het programma is de start van het project.