Advies samenwerkingsmodel Servicepunt71

Het bestuur, de 4 wethouders van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oestgeest en Zoeterwoude, heeft de gemeentesecretarissen en het concernmanagement SP71 de opdracht gegeven om de samenwerking op de bedrijfsvoering van de toekomst uit te werken. Zij hebben ons gevraagd hierin te adviseren. Uitgangspunt was ‘de ontwikkeling van de bedrijfsvoering volgt de grootste gemeente’. Het resultaat was een samenwerkingsmodel voor SP71 en haar deelnemers met bijbehorende randvoorwaarden en systematiek. Essentieel was dat de deelnemers betere keuzes kunnen maken, kunnen sturen op kosten in relatie tot de te behalen resultaten, dat SP71 financieel gezond blijft en de afgesproken resultaten kan leveren.

Vanuit 5 invalshoeken naar een heldere splitsing

Om te komen tot een goede analyse van de huidige situatie is gekeken naar een 5-tal invalshoeken:

• De historische context; de twee ontwikkelfasen die SP71 heeft doorlopen en de daarbij gemaakte keuzes;
• De dynamiek van het samenspel tussen de vier gemeenten en SP71, zowel onderling als gezamenlijk;
• De ontwikkelbehoeften en concrete ontwikkelvragen;
• De PDC van SP71 en het ontwikkelaanbod en
• De vragen die concreet speelden bij de vier gemeenten en SP71.

De belangrijkste conclusies hierbij waren:

• Om onderscheid te gaan maken tussen een gestandaardiseerde dienstverlening en te ontwikkelen dienstverlening en dit anders te gaan aansturen.
• Recht te gaan doen aan het verschil in verlangens en bijbehorende mogelijkheden om door te ontwikkelen bij alle partijen.

Heel concreet betekende dat in het advies dat de regie voor strategische ontwikkeling werd belegd bij de grootste deelnemer en dat de anderen gingen volgen. De gezamenlijke aansturing kon zich vervolgens beperken tot formele contractering van de afname van de PDC en review van de uitvoering van de gestandaardiseerde dienstverlening op hoofdlijnen.

Werkwijze

We startten met een literatuurstudie. Vanuit daar zijn er gesprekken gevoerd met de belangrijkste key-spelers bij alle partijen. Ook zijn er gezamenlijke sessies georganiseerd met de gemeentesecretarissen en directeur SP71 om een gezamenlijk beeld op de toekomst te ontwikkelen. De opgehaalde informatie is verwerkt tot zorgvuldige en toch expliciete aanwijzingen hoe de koers naar de toekomst eruit ziet. Juist dit leverde ondanks de ongemakkelijke boodschap een hoge waardering op.