Begeleiding IT aanbesteding op basis van Best Value Aanpak

Reclassering Nederland schakelde AT Osborne in om de aanbesteding voor het financiële systeem en inkoopbestelsysteem te begeleiden. Deze aanbesteding werd op basis van de Best Value Aanpak (BVA) uitgevoerd. Voor een samenhangend proces leverden wij integrale onze dienstverlening met expertise op het gebied van projectmanagement, organisatie, juridisch, inkoop en IT.

Nieuwe manier van werken

De aanleiding voor dit traject was voor Reclassering Nederland tweeledig.

Dit was het moment om op financieel gebied meer informatiegestuurd te gaan werken en daar een passende werkwijze voor te ontwikkelen. Informatiegestuurd werken is een continu proces, waarmee organisaties op gerichte wijze ruwe data verzamelen, registreren en analyseren. De daaruit resulterende informatie en kennis wordt in besluitvormingsprocessen toegepast, om de prestaties van de organisatie te verbeteren.
Daarnaast wilde de Reclassering pro-actief regie houden op haar inkoopproces. Onder meer voor haar contracten en de uitnutting van budgetten en bestellingen. Daarbij keek de Reclassering zowel naar de manier van werken binnen de organisatie als naar de juiste moderne IT-ondersteuning die daarbij hoort. Het project kende een sterk automatiseringskarakter, omdat er nog geen bestaand IT-systeem was om het proces te ondersteunen.

Voor beide trajecten werd een nieuwe manier van werken ontwikkeld. Daarnaast is de IT-markt voor beide domeinen behoorlijk volwassen. Omdat de Reclassering op zoek was naar de beste expert in de markt om een standaard IT-oplossing te leveren, is ervoor gekozen om de aanbesteding op basis van BVA uit te voeren. Een contracteringsmethodiek die de opdrachtnemer als expert centraal stelt en die er voor zorgt dat de aanbesteding leidt tot de leverancier die de beste waarde biedt.

Aan de slag in fasen

Fasen

Reclassering Nederland koos voor AT Osborne vanwege de complete, overzichtelijke en gestructureerde aanpak voor dit traject en de integrale expertise die daarbij geleverd werd. Vanuit projectmanagement en IT perspectief worden dit soort trajecten in 3 fasen ingedeeld: De aanbestedingsfase, de implementatiefase en de gebruiksfase. Vanuit BVA is gebruikelijk om met 4 fasen te werken: voorbereidingsfase, beoordelingsfase, concretiseringfase en uitvoeringsfase. AT Osborne bracht hierin de juiste samenhang en duiding voor betrokkenen.

De belangrijkste activiteiten voor het begeleiden van de aanbesteding waren:

Opzetten en inrichten van de projectstructuren en bijbehorende governance.
In kaart brengen van de doelstellingen, de hoofdprocessen, randvoorwaarden én deze vertalen naar een goede aanbestedingsstukken.
Kiezen en uitwerken van een aanbestedingsstrategie.
Opstellen van de aanbestedingsstukken en deze publiceren.
Uitvoeren van de beoordelingen en de concretiseringsfase vormgeven met de leveranciers inclusief het opleveren van een implementatieplan en getekende contracten.

De werkwijze

Om dit goed vorm te geven zijn de projectteams van beide trajecten toegerust op hoe gekeken kan worden naar samenhang tussen de doelstellingen, werkprocessen en IT en wat een BVA-aanpak betekent. De projectteams zijn hier stap voor stap in meegenomen.

We leveren ook maatwerk. De beoordelingscriteria waren bijvoorbeeld per perceel anders. Zo had het interview een andere weging. Het succes van de aanpak van AT Osborne zit hem in het neerzetten van kaders waarlangs het project kan worden uitgevoerd. Ook worden de benodigde stappen inzichtelijk gemaakt. Hiermee konden de inhoudelijke experts van Reclassering gericht aan de slag en werd toch voortdurend het einddoel van Reclassering Nederland en van het project in de gaten gehouden. Op deze wijze maakten we er samen een succes van!