Begeleiding IT aanbesteding op basis van Best Value Aanpak

Reclasser­ing Ned­er­land schakelde AT Osborne in om de aanbeste­d­ing voor het finan­ciële sys­teem en inkoopbes­tel­sys­teem te begelei­den. Deze aanbeste­d­ing werd op basis van de Best Val­ue Aan­pak (BVA) uit­gevo­erd. Voor een samen­hangend pro­ces lever­den wij inte­grale onze dien­stver­len­ing met exper­tise op het gebied van pro­ject­man­age­ment, organ­isatie, juridisch, inkoop en IT.

Nieuwe manier van werken

De aan­lei­d­ing voor dit tra­ject was voor Reclasser­ing Ned­er­land tweeledig.

  1. Dit was het moment om op finan­cieel gebied meer infor­matieges­tu­urd te gaan werken en daar een passende werk­wi­jze voor te ontwikke­len. Infor­matieges­tu­urd werken is een con­tinu pro­ces, waarmee organ­isaties op gerichte wijze ruwe data verza­me­len, reg­istr­eren en analy­seren. De daaruit resul­terende infor­matie en ken­nis wordt in besluitvorm­ing­sprocessen toegepast, om de presta­ties van de organ­isatie te verbeteren.
  2. Daar­naast wilde de Reclasser­ing pro-actief regie houden op haar inkoop­pro­ces. Onder meer voor haar con­tracten en de uit­nut­ting van bud­get­ten en bestellin­gen. Daar­bij keek de Reclasser­ing zow­el naar de manier van werken bin­nen de organ­isatie als naar de juiste mod­erne IT-onder­s­te­un­ing die daar­bij hoort. Het project kende een sterk automa­tis­er­ingskarak­ter, omdat er nog geen bestaand IT-sys­­teem was om het pro­ces te ondersteunen.

Voor bei­de tra­jecten werd een nieuwe manier van werken ontwikkeld. Daar­naast is de IT-markt voor bei­de domeinen behoor­lijk vol­wassen. Omdat de Reclasser­ing op zoek was naar de beste expert in de markt om een stan­daard IT-oploss­ing te lev­eren, is ervoor gekozen om de aanbeste­d­ing op basis van BVA uit te voeren. Een con­tracter­ingsmethod­iek die de opdracht­ne­mer als expert cen­traal stelt en die er voor zorgt dat de aanbeste­d­ing lei­dt tot de lever­anci­er die de beste waarde biedt.

Aan de slag in fasen

Fasen

Fasen

Reclasser­ing Ned­er­land koos voor AT Osborne van­wege de com­plete, overzichtelijke en gestruc­tureerde aan­pak voor dit tra­ject en de inte­grale exper­tise die daar­bij geleverd werd. Vanu­it pro­ject­man­age­ment en IT per­spec­tief wor­den dit soort tra­jecten in 3 fasen ingedeeld: De aanbeste­d­ings­fase, de imple­men­tatiefase en de gebruiks­fase. Vanu­it BVA is gebruike­lijk om met 4 fasen te werken: voor­berei­d­ings­fase, beo­ordel­ings­fase, con­cre­tis­er­ing­fase en uitvo­er­ings­fase. AT Osborne bracht hierin de juiste samen­hang en duid­ing voor betrokkenen.

De belan­grijk­ste activiteit­en voor het begelei­den van de aanbeste­d­ing waren:

  • Opzetten en inricht­en van de pro­ject­struc­turen en bijbe­horende governance.
  • In kaart bren­gen van de doel­stellin­gen, de hoofd­processen, rand­voor­waar­den én deze ver­tal­en naar een goede aanbestedingsstukken.
  • Kiezen en uitwerken van een aanbestedingsstrategie.
  • Opstellen van de aanbeste­d­ingsstukken en deze publiceren.
  • Uitvo­eren van de beo­ordelin­gen en de con­cre­tis­er­ings­fase vor­mgeven met de lever­anciers inclusief het oplev­eren van een imple­men­tatieplan en getek­ende contracten.

De werkwijze

Om dit goed vorm te geven zijn de pro­ject­teams van bei­de tra­jecten toegerust op hoe gekeken kan wor­den naar samen­hang tussen de doel­stellin­gen, werkprocessen en IT en wat een BVA-aan­­pak betekent. De pro­ject­teams zijn hier stap voor stap in meegenomen.

We lev­eren ook maatwerk. De beo­ordel­ingscri­te­ria waren bijvoor­beeld per perceel anders. Zo had het inter­view een andere weg­ing. Het suc­ces van de aan­pak van AT Osborne zit hem in het neerzetten van kaders waar­langs het project kan wor­den uit­gevo­erd. Ook wor­den de ben­odigde stap­pen inzichtelijk gemaakt. Hier­mee kon­den de inhoudelijke experts van Reclasser­ing gericht aan de slag en werd toch voort­durend het eind­doel van Reclasser­ing Ned­er­land en van het project in de gat­en gehouden. Op deze wijze maak­ten we er samen een suc­ces van!

Deel deze pagina via

Ook interessant