Project omschrijving

Bege­lei­ding IT aan­be­ste­ding op basis van Best Value Aanpak

Reclas­se­ring Neder­land scha­kel­de AT Osbor­ne in om de aan­be­ste­ding voor het finan­ci­ë­le sys­teem en inkoop­be­stel­sys­teem te bege­lei­den. Deze aan­be­ste­ding werd op basis van de Best Value Aan­pak (BVA) uit­ge­voerd. Voor een samen­han­gend pro­ces lever­den wij inte­gra­le onze dienst­ver­le­ning met exper­ti­se op het gebied van pro­ject­ma­na­ge­ment, orga­ni­sa­tie, juri­disch, inkoop en IT.

Nieu­we manier van werken

De aan­lei­ding voor dit tra­ject was voor Reclas­se­ring Neder­land tweeledig.

  1. Dit was het moment om op finan­ci­eel gebied meer infor­ma­tie­ge­stuurd te gaan wer­ken en daar een pas­sen­de werk­wij­ze voor te ont­wik­ke­len. Infor­ma­tie­ge­stuurd wer­ken is een con­ti­nu pro­ces, waar­mee orga­ni­sa­ties op gerich­te wij­ze ruwe data ver­za­me­len, regi­stre­ren en ana­ly­se­ren. De daar­uit resul­te­ren­de infor­ma­tie en ken­nis wordt in besluit­vor­mings­pro­ces­sen toe­ge­past, om de pres­ta­ties van de orga­ni­sa­tie te verbeteren.
  2. Daar­naast wil­de de Reclas­se­ring pro-actief regie hou­den op haar inkoop­pro­ces. Onder meer voor haar con­trac­ten en de uit­nut­ting van bud­get­ten en bestel­lin­gen. Daar­bij keek de Reclas­se­ring zowel naar de manier van wer­ken bin­nen de orga­ni­sa­tie als naar de juis­te moder­ne IT-onder­steu­ning die daar­bij hoort. Het pro­ject ken­de een sterk auto­ma­ti­se­rings­ka­rak­ter, omdat er nog geen bestaand IT-sys­teem was om het pro­ces te ondersteunen.

Voor bei­de tra­jec­ten werd een nieu­we manier van wer­ken ont­wik­keld. Daar­naast is de IT-markt voor bei­de domei­nen behoor­lijk vol­was­sen. Omdat de Reclas­se­ring op zoek was naar de bes­te expert in de markt om een stan­daard IT-oplos­sing te leve­ren, is ervoor geko­zen om de aan­be­ste­ding op basis van BVA uit te voe­ren. Een con­trac­te­rings­me­tho­diek die de opdracht­ne­mer als expert cen­traal stelt en die er voor zorgt dat de aan­be­ste­ding leidt tot de leve­ran­cier die de bes­te waar­de biedt.

Aan de slag in fasen

Fasen

Fasen

Reclas­se­ring Neder­land koos voor AT Osbor­ne van­we­ge de com­ple­te, over­zich­te­lij­ke en gestruc­tu­reer­de aan­pak voor dit tra­ject en de inte­gra­le exper­ti­se die daar­bij gele­verd werd. Van­uit pro­ject­ma­na­ge­ment en IT per­spec­tief wor­den dit soort tra­jec­ten in 3 fasen inge­deeld: De aan­be­ste­dings­fa­se, de imple­men­ta­tie­fa­se en de gebruiks­fa­se. Van­uit BVA is gebrui­ke­lijk om met 4 fasen te wer­ken: voor­be­rei­dings­fa­se, beoor­de­lings­fa­se, con­cre­ti­se­ring­fa­se en uit­voe­rings­fa­se. AT Osbor­ne bracht hier­in de juis­te samen­hang en dui­ding voor betrokkenen.

De belang­rijk­ste acti­vi­tei­ten voor het bege­lei­den van de aan­be­ste­ding waren:

  • Opzet­ten en inrich­ten van de pro­ject­struc­tu­ren en bij­be­ho­ren­de governance.
  • In kaart bren­gen van de doel­stel­lin­gen, de hoofd­pro­ces­sen, rand­voor­waar­den én deze ver­ta­len naar een goe­de aanbestedingsstukken.
  • Kie­zen en uit­wer­ken van een aanbestedingsstrategie.
  • Opstel­len van de aan­be­ste­dings­stuk­ken en deze publiceren.
  • Uit­voe­ren van de beoor­de­lin­gen en de con­cre­ti­se­rings­fa­se vorm­ge­ven met de leve­ran­ciers inclu­sief het ople­ve­ren van een imple­men­ta­tie­plan en gete­ken­de contracten.

De werk­wij­ze

Om dit goed vorm te geven zijn de pro­ject­teams van bei­de tra­jec­ten toe­ge­rust op hoe geke­ken kan wor­den naar samen­hang tus­sen de doel­stel­lin­gen, werk­pro­ces­sen en IT en wat een BVA-aan­pak bete­kent. De pro­ject­teams zijn hier stap voor stap in meegenomen.

We leve­ren ook maat­werk. De beoor­de­lings­cri­te­ria waren bij­voor­beeld per per­ceel anders. Zo had het inter­view een ande­re weging. Het suc­ces van de aan­pak van AT Osbor­ne zit hem in het neer­zet­ten van kaders waar­langs het pro­ject kan wor­den uit­ge­voerd. Ook wor­den de beno­dig­de stap­pen inzich­te­lijk gemaakt. Hier­mee kon­den de inhou­de­lij­ke experts van Reclas­se­ring gericht aan de slag en werd toch voort­du­rend het eind­doel van Reclas­se­ring Neder­land en van het pro­ject in de gaten gehou­den. Op deze wij­ze maak­ten we er samen een suc­ces van!