Invullen rol programmacoördinator ONE voor Basalt

AT Osborne is gevraagd om de rol van programmacoördinator ONE  op te zetten voor Basalt en op die manier overkoepelende sturing in te richten voor de projecten en programma’s die vallen onder programma ONE.  Dit was van belang zodat er meer gerichte en samenhangende keuzes gemaakt kunnen worden. Programma ONE richt zich op één manier van werken voor de fusie-organisatie Basalt, die steeds slimmer en toekomstgerichter wil kunnen werken over alle tien de locaties heen. Véronique Kruize heeft deze rol voor Basalt vervult.

Inrichten van de sturingslijnen

Om één manier van werken binnen Basalt te kunnen organiseren, is het belangrijk om de randvoorwaarden op orde te krijgen. Randvoorwaarden zijn in dit geval uniforme registratieprocessen, uniformering van ondersteunende functies en het updaten van ondersteunende IT-faciliteiten. Het programma ONE Basalt zorgt in dat kader voor het starten van de juiste programma’s en projecten én voor een context, waarin projectresultaten goed kunnen landen. Om dit te kunnen doen, zijn heldere sturingslijnen van belang en ook logische inzet van programma- en/of projectsturingsinstrumenten. Deze sturingslijnen, inclusief rollen taken en verantwoordelijkheden, zijn ingericht en ondersteund met instrumenten, zoals: projectbrieven, -plannen en -rapportages, opzet en impact van planningen. Daarnaast geven de sturingslijnen inzicht in afhankelijkheden en (beheersing van) risico’s om meer uniform te kunnen werken. Dit hebben wij samen met Basalt ingericht.

Coachen van de projectleiders

Onderdeel van onze opdracht is ook het coachen van de interne projectleiders voor de invulling van hun rol. Het coachen besloeg een breed palet aan inhoudelijke vragen, zoals hoe een bepaald type project aan te pakken als wel meer procesmatige vaardigheden over hoe  projectmatig en planmatig om te gaan met veranderingen. Doel van de coaching is om zorgmanagers, die ook de rol van intern projectleider op zich nemen, beter in staat te stellen om beide rollen simultaan te kunnen vervullen. De interne projectleiders zijn en blijven verantwoordelijk voor het projectresultaat.

Weten, kunnen en willen

Tot slot was de programmacoördinator verantwoordelijk voor het coördineren van de veranderkundige opgave die voortkomt uit deze projecten. Het ging hierbij om het conditioneren van de omgeving van de projecten langs de assen ‘weten, kunnen en willen’, zodat de organisatie in staat is om alle beoogde veranderingen ook in de praktijk te realiseren. Hierbij ging ‘weten’ om het invullen van de communicatie-aspect met team communicatie. Daarvoor is een communicatiestrategie geschreven en uitgevoerd. ‘Kunnen’ is samen met het Leerhuis ingevuld langs de as van beoogde competenties en vaardigheden en medewerkers. Hierbij zijn teamcoördinatoren  getraind in het zien en toepassen van veranderkundige aspecten en zijn medewerkers in staat gesteld om met beschikbare IT-middelen te werken in de vorm van trainingen en ondersteuning op de werkvloer. Tot slot is samen met het zorgmanagement invulling gegeven aan ‘willen’. Met behulp van de verandermonitor is in kaart gebracht welke aandachtspunten bij welke doelgroepen waren en welke interventies hierop gepleegd kunnen worden.