Vernieuwd Referentiekader Projectaanpak voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma

Als grote projecten subsidiabel zijn, is het belangrijk om vroegtijdig goede gesprekken te voeren over de verwachte kosten. Een ‘referentiekader projectaanpak’ biedt daarvoor een solide basis. Voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma stelde AT Osborne, na een eerste versie in 2021, onlangs een geactualiseerd en verbeterd kader op.

“Er ontstond de behoefte aan een referentiekader, dat helpt om in een vroeg stadium een reëel gevoel te krijgen bij de kosten per projectfase.”

Het is Nederlands grootste dijkversterkingsoperatie sinds de Deltawerken. Om overstromingen te voorkomen, versterkt het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) de komende 30 jaar door heel het land 1.500 kilometer aan dijken plus 400 sluizen en gemalen. De partijen binnen het programma, een alliantie van Rijkswaterstaat en 21 waterschappen, betalen de projecten gezamenlijk. Het Rijk neemt 50% voor haar rekening, de gezamenlijke waterschappen 40% en het waterschap -waar het betreffende project speelt- de resterende 10%.

Vanwege deze kostenverdeling, is het belangrijk om vroegtijdig een zo objectief mogelijk inzicht in de verwachte kosten te hebben. Op basis daarvan kunnen de waterschappen een subsidieaanvraag indienen. “Bij de beoordeling daarvan ontbrak in het verleden een financieel kader”, aldus Harm Haga van de programmadirectie van het HWBP. “Daardoor kregen de vele discussies over de kosten een nogal subjectief karakter. Dat werkte niet effectief, mede omdat de kosten vanwege de opgave en de complexiteit nogal kunnen verschillen. Vanuit deze situatie ontstond de behoefte aan een referentiekader, dat helpt om in een vroeg stadium een reëel gevoel te krijgen bij de kosten per projectfase.”

Verschillen in gebruik

In 2021 ontwikkelde AT Osborne een eerste versie van het Referentiekader Projectaanpak HWBP, medio 2022 volgde de opdracht om dit door te ontwikkelen. Manuel Dijkstra, Allard Horstman, Olivier Schoemaker en Lotte van de Steenoven gingen ermee aan de slag. Ze hielden interviews met verschillende waterschappen en de programmadirectie om ervaringen met de eerste versie op te halen. Daarna bespraken ze de benodigde aanpassingen in een klankbordgroep. Wat waren hun bevindingen? “We zagen dat er verschillen waren in hoe het referentiekader gebruikt werd. Zo waren er nogal wat partijen die het referentiekader zagen als een norm: ‘passen de kosten niet binnen het kader? Dan volgt er geen subsidie’. Maar dat is nadrukkelijk niet de functie van het referentiekader. Het is namelijk vooral bedoeld om richting te geven. Met het referentiekader als handvat begin je het gesprek over de kosten, om daarna in te gaan op eventuele specifieke elementen die een project extra complex en duurder maken.” Als resultaat daarvan is een compleet hoofdstuk over het gebruik aan het referentiekader toegevoegd.

Indexatie en complexiteit

Maar het vernieuwde referentiekader leverde meer op. Zo zijn de referentiewaarden aangepast aan de recente stijging van de bouwkosten. Ook zullen de data per project, zoals de duur van de verschillende fasen en de verschillende kosten, beter worden bijgehouden en verzameld als basis voor het referentiekader. Er komt eveneens ruimte voor innovatieve projectvormen, zoals de tweefasen-aanpak, waarbij aannemers al aan de voorkant van het traject betrokken worden.

Verder is er meer oog voor de verschillen tussen de diverse projecten bij de diverse waterschappen. Het maakt immers uit of het om een kleine of grote dijkversterking gaat, of de locatie stedelijk of landelijk gelegen is, of er al of geen aanpalende projecten lopen, enzovoort. Dergelijke factoren, die een project compliceren, zijn in het referentiekader ondergebracht in complexiteitscategorieën. “Wij konden als onafhankelijke partij het gesprek tussen de waterschappen en de programmadirectie van het HWBP faciliteren en met objectieve informatie helpen om tot goede keuzes te komen”, aldus Dijkstra en Schoemaker. “Als bijvangst vormt het referentiekader eveneens een prima hulpmiddel voor projecten en programmeringsvragen die verder in de toekomst liggen. Het biedt een handvat om nu alvast een eerste raming van de kosten te maken.”

Realistischer en betrouwbaarder

Namens de programmadirectie van het HWBP als opdrachtgever van AT Osborne, is Haga bijzonder te spreken over het proces om tot het vernieuwde referentiekader te komen. “De aanpak, waarbij AT Osborne met de interviews en de klankbordgroep zo’n beetje alle partijen uit onze alliantie betrok, heeft eraan bijgedragen dat de samenwerking tussen de programmadirectie en de waterschappen echt verbeterd is. Ook toen kort na de vaststelling van het kader bleek dat er toch nog wat laatste aanpassingen nodig waren, is dat snel verbeterd en naar iedereen gecommuniceerd. AT Osborne geeft blijk van een hoge mate van loyaliteit en is altijd bereid om zaken op te pakken. Ik heb hen ervaren als een verlengstuk van ons zelf. Wat overigens niet wil zeggen dat de Osborners het overal mee eens waren. In tegendeel: ze stelden zich kritisch op. Iedereen kan ‘ja’ knikken, maar als programmadirectie vonden wij het erg prettig om alternatieve suggesties te krijgen.”

Ook inhoudelijk denkt Haga met het vernieuwde referentiekader een goede slag te hebben geslagen. “Het vormt een prima basis voor het gesprek dat wij met de waterschappen voeren. Dat zal leiden tot gezonde besluiten over het verstrekken van subsidies. Het HWBP wordt hiermee realistischer en betrouwbaarder. Dat komt de voortgang van dit belangrijke dijkversterkingsprogramma ten goede.”