Huisvestingsprojecten zijn vaak complexer dan voorheen. De traditionele aanpak, om eerst een architect in te schakelen en daarna een aannemer, sluit daar niet op aan. De relatie tussen opdrachtgever en leverancier is veelzijdiger geworden, met meer nadruk op de processen, kwaliteit, flexibiliteit en transparantie. Hierdoor neemt het belang van goed georganiseerd en proactief contractmanagement toe. En daarmee ook het belang van de aanstelling van een contractmanager.

Bij huisvestingsprojecten behoort contractbeheersing vaak tot het takenpakket van de projectmanager. Dat kan een enorme kluif zijn, als het project een hoge mate van complexiteit kent. Dit wordt bepaald door factoren zoals de financiële omvang, de doorlooptijd, de invloed van stakeholders, mogelijke imagoschade en de invloed op of van aanpalende projecten. Als een project hier hoog op scoort, is het verstandig om naast de projectmanager een contractmanager aan te stellen.

De scope van de contractmanager
In de praktijk kunnen de taken van de contractmanager verschillen. Zo belegt Rijkwaterstaat (binnen het door hen gehanteerde Integraal Project Management model) het gehele proces van contractbeheersing bij de contractmanager. Dit ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:

Proces contractbeheersing

Echter, uit onderzoek blijkt dat bij huisvestingsprojecten van de grotere opdrachtgevers de bijdrage van externe leveranciers substantieel is. Daarom hebben veel van deze opdrachtgevers hun inkoopbehoefte ondergebracht in een aparte afdeling, met een verankering binnen de financiële sector van de organisatie. In de voorbereidende fase ligt de verantwoordelijkheid voor het proces van inkoop tot en met het tekenen van het contract dan bij een afdeling Procurement (Inkoop). Vanaf dat moment (Contractrealisatie) is de projectmanager, of indien aangesteld de contractmanager, verantwoordelijk voor het managen van het contract.

De contractmanagementaanpak van AT Osborne is gebaseerd op deze situatie en verdeling van verantwoordelijkheden. Het kent grote overeenkomsten met de methode CATS-CM (Contract Administration and Tracking Scenario’s). Contractmanagement kent daarin de volgende definitie:

Het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief de naleving te bewaken van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven en een oplossing te vinden voor alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten en daarnaast alle met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen.

Verantwoordelijkheden per fase
Als er binnen een huisvestingsproject een contractmanager is aangesteld, zijn de verantwoordelijkheden per fase als volgt verdeeld.

Fase Contractvoorbereiding: de verantwoordelijk inkoper bepaalt, in nauwe samenwerking met de contractmanager, de strategische en tactische aanpak voor het inkopen van de contracten. De contractdocumenten worden opgesteld. Ook vinden voorbereiding en uitvoering plaats van de aanbesteding en gunning van elk contract. Belangrijk voordeel is dat de contractmanager zo goed op de hoogte is van de inhoud van de documenten. In de volgende fase komt hij beslagen ten ijs.

Fase Contractrealisatie: na ondertekening van het contract ligt de verantwoordelijkheid voor het managen van het contract bij de contractmanager. Het contract met de leverancier bestaat niet alleen uit de vastgelegde prestatie die de opdrachtgever bij oplevering wil ontvangen, maar ook uit afspraken over wederzijdse verplichtingen en verantwoordelijkheden, procedures, enzovoort. En niet te vergeten: de afspraken over de betaling van opdrachtgever aan leverancier, en de bijbehorende voorwaarden.

Tijdens het contractmanagement
Aan het begin van het project moet het fundament gelegd worden voor een goed projectresultaat. Daarna houdt het proces echter niet op. Verkeerde inschattingen en programmatische of andere wijzigingen leiden ertoe dat er gedurende het project moet worden ingegrepen.
Dossiermanagement, het onderhouden van een contractdossier, verificatie van contractafspraken, het bewaken en registreren van bouwtijdvertragingen, evaluatie van risico’s en het bijsturen daarvan, het voeren van de juiste correspondentie over disputen; het zijn allemaal contractmanagementtaken die van belang zijn voor het behouden van de juiste rechtspositie.

Om het overzicht te behouden, stelt de contractmanager een zogeheten CM-plan op. Daarin komen diverse aspecten aan de orde, zoals de afgesproken mijlpalen en procedures met betrekking tot de prestatieverklaring in verband met het vrijgeven van termijnen, meer- en minder werk en schadeafhandeling. Andere elementen zijn onder meer de (belangen en invloed) van stakeholders en eventuele andere contracten van de leveranciers binnen organisatie van de opdrachtgever.
Een andere belangrijke taak is het managen van risico’s die de doelstellingen van het contract bedreigen. Deze contractrisico’s kunnen in kaart worden gebracht met een contractrisicoprofiel. Dit geeft aan waarop de focus gericht moet zijn tijdens de contractrealisatiefase en waar eventuele beheersmaatregelen voor nodig zijn.

Afhankelijk van de complexiteit van het project kan de organisatie besluiten om naast de projectmanager en contractmanager Project Management Ondersteuning (PMO) in te richten. Hierbij valt te denken aan de aanstelling van een risicomanager, kwaliteitsmanager of projectcontroller. De contractmanager houdt de vinger aan de pols bij de PMO-leden over nakoming van de afspraken en rapporteert daarover. Een en ander krijgt een plaats in het CM-plan.
Richting alle andere betrokkenen bij het project, bij opdrachtgever én leverancier, zorgt de contractmanager ervoor dat zij bekend zijn met de geest en de inhoud van het contract. Bespreking van het CM-plan met de projectteamleden draagt eraan bij dat het projectteam richting leverancier communiceert als één organisatie; op een uniforme wijze en passend bij het contract.

De contractmanager is verantwoordelijk voor een volledig en goed onderhouden contractdossier. Dit is dé plaats waar alle contractdocumenten en correspondentie worden opgeslagen, zowel tijdens de contractvoorbereidings- als realisatiefase. Betrokkenen met ‘leesrechten’ kunnen hier te allen tijde relevante informatie raadplegen.

AT Osborne en contractmanagement
Met zelf ontwikkelde opleidingsprogramma’s helpt AT Osborne hoogopgeleide nieuwe medewerkers om zich te bekwamen in het vak contractmanagement. Onze opdrachtgevers zijn welkom om hier via wildcards kosteloos aan deel te nemen. Daarnaast voert AT Osborne in opdracht evaluaties en audits uit om de projectorganisaties van klanten door te meten. Onze expertise, in combinatie met onze ruime en concrete ervaring met contractmanagement tijdens grote huisvestingsprojecten, stelt ons in staat om eraan bij te dragen dat contracten zo worden uitgevoerd dat onze opdrachtgevers het projectresultaat bereiken dat hen voor ogen stond.