De twee-fasen aanpak staat volop in de belangstelling. Waar de term een paar jaar geleden nog vrij onbekend was, merken wij dat het begrip in toenemende mate opduikt in de projecten en organisaties waar wij voor werken. Veel partijen zien twee-fasen als een welkome aanpak om een antwoord te bieden op steeds grotere uitdagingen die zich voordoen in complexe projecten. Maar over de aanpak zelf bestaan veel verschillende beelden. Wat houdt de twee-fasen aanpak nu precies in? En wat zijn aandachtspunten? Bij AT Osborne werken wij in verschillende twee-fasen projecten en adviseren wij onze opdrachtgevers over de aanpak. Wat komen we zoal tegen? We nemen je mee in onze top-5 verwonderingen over de twee-fasen aanpak.  

1. Tien verschillende definities 

Als je tien mensen de vraag stelt of ze de twee-fasen aanpak kennen, is de kans groot dat al deze mensen de vraag bevestigend beantwoorden. Stel je vervolgens de vraag of zij kunnen toelichten wat de aanpak is, dan krijg je waarschijnlijk tien verschillende antwoorden. Want is het nu een bouwteam of een aanpak? Of is het toch een contractvorm? De antwoorden liggen uiteen en dat verwondert. Maar is het vreemd? Zeker niet! De keuzes die in een twee-fasen aanpak moeten worden gemaakt, bepalen veelal de vorm en het succes. Elk project is maatwerk. De twee-fasen aanpak is er juist op gericht dat deze in de uitwerking ervan kan worden toegespitst op de kenmerken van het project. 

2. Beheerst of goedkoper? 

De twee-fasen aanpak kreeg een aantal jaren geleden meer bekendheid als middel om de risico’s op grote projecten voor aannemers te verminderen en de uitvoeringsfase meer beheerst en voorspelbaar te laten verlopen. Inmiddels valt ons echter op dat de twee-fasen aanpak en het reduceren van projectkosten vaak in één adem worden genoemd. Niemand kan tegen het besparen van kosten zijn, maar is dat ook een reële verwachting en is het wel verstandig om dit als doelstelling te beschouwen? Hebben we het initiële doel – een voorspelbaar en beheerst proces – daarmee nog wel voldoende scherp? 

3. Uitgestelde prijsvorming vs prijs als onderdeel van de aanbesteding 

De twee-fasen aanpak kan worden uitgelegd als een vorm van uitgestelde prijsvorming. Nadat partijen fase I hebben doorlopen, komen partijen immers de definitieve prijs voor fase II (de uitvoeringsfase) overeen. Daaruit wordt soms onterecht de conclusie getrokken dat prijs in zijn geheel geen onderdeel kan of hoeft uit te maken van de aanbesteding. De Aanbestedingswet schrijft echter voor dat prijs in enige vorm altijd een criterium moet zijn op basis waarvan een opdracht gegund kan worden. Alhoewel we herkennen dat het een worsteling kan zijn om de prijscomponent bij een twee-fasen aanpak vorm te geven, zien wij in de praktijk verschillende varianten voorbijkomen. Denk aan het uitvragen van eenheidsprijzen, uurtarieven of opslagen.  

4. Een (te) nauwe benadering van samenwerking 

In een twee-fasenproject is het essentieel om veel aandacht te hebben voor de samenwerking tussen partijen in met name fase I. Deze toenemende aandacht voor de samenwerking in de projectteams is wat ons betreft zeer waardevol. Maar deze aandacht voor de samenwerking richt zich voornamelijk op de projectteams en dat is opmerkelijk. Een twee-fasenproject heeft namelijk ook veel impact op de bredere organisatie en stakeholders – van prioritering aan de voorkant tot besluitvorming in fasen I en II. Dit pleit voor het verbreden van de aandacht voor samenwerking van het projectteam naar de bredere omgeving van het project.  

5. Partijen slaan de handen ineen 

De twee-fasen aanpak is een instrument dat zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers kan helpen om projecten succesvol en voorspelbaar uit te kunnen voeren, gebaseerd op een goede onderlinge samenwerking. Aangezien op dit moment pas beperkte ervaring is opgedaan met deze aanpak, is het voor alle partijen nog een zoektocht hoe de twee-fasen aanpak succesvol toegepast kan worden bij grote opgaven met complexe vraagstukken. Wij zien een positieve ontwikkeling waarbij opdrachtgevers en opdrachtnemers de handen ineenslaan, het gedeelde belang centraal zetten en in een goede samenwerking gezamenlijk deze zoektocht doorlopen naar de benodigde verandering!  

 Wij zijn ervan overtuigd dat de twee-fasen aanpak een goede bijdrage kan leveren aan het succesvol realiseren van complexe projecten. De twee-fasen aanpak zal echter niet dé oplossing zijn die al onze projecten tot succes brengt. De sleutel tot succes zit in een doelgerichte en weloverwogen inzet die past op de kenmerken van het project. En dan nóg is het mensenwerk om te komen tot een samenwerking tussen partijen die nodig is om het project naar succes te brengen.  

 Bent u benieuwd of de twee-fasen aanpak geschikt is voor uw project of heeft u een ander vraagstuk over de twee-fasen aanpak? Neem dan contact met ons op, we vertellen u er graag meer over.