In de bouw- en infrasector is de basis van een succesvol project in grote mate afhankelijk van de manier waarop wordt samengewerkt. Daarbij gaat het over de samenwerking binnen het eigen projectteam, maar ook over die tussen opdrachtgever(s) en opdrachtnemer(s). Hoe kom je tot een goede samenwerking en welke instrumenten zijn er voor samenwerking in de verschillende fasen van een project? 

Wij zien bij onze projecten een groeiende behoefte aan een goede en langdurige samenwerking, juist om beter invulling te kunnen geven aan de uitdagingen van deze tijd. De basis hiervan wordt gelegd in procedures en contracten, maar het echte succes ontstaat in de praktijk vaak als de mensen die het project maken, goed met elkaar samenwerken. Samenwerkingsvaardigheden worden meer en meer openlijk benoemd en besproken. Assessments maken steeds vaker onderdeel uit van de aanbesteding.  

Goed samenwerken is voor ons geen doel op zich. Het doel is effectief een project realiseren, op een manier die past bij de opgave en de gekozen contractvorm. De aandacht voor de onderlinge samenwerking voorkomt overigens zeker niet alle spanningen, maar maakt dat knelpunten gezamenlijk beter kunnen worden gesignaleerd en opgelost. Om de samenwerking effectief in te vullen, onderscheiden wij vier verschillende aandachtsvelden met ieder hun eigen instrumenten. Gezamenlijk vormt dit de AT Osborne (ATO) Toolkit.  

De karakteristieke samenwerking van bouw- en infraprojecten 

Ieder team kent verschillende stappen in de ontwikkeling over de tijd. Zo ook teams in de bouw- en infraprojecten. De onderlinge samenwerking moet groeien en kent altijd een periode van gewenning en opstarten. Een bekend model voor teamontwikkeling is het model van Tuckman met de vier stadia forming, storming, norming en performing. Anders dan bij andere teams verandert de projectdynamiek van een bouw- en infraproject op verschillende momenten fors, waardoor de samenwerking ook opnieuw vorm moet krijgen. In bouw- en infraprojecten doorloop je de stadia van Tuckman daarom verschillende keren.    

In de initiatie- en ontwerpfase van bouw- en infraprojecten is het project veelal intern gericht. Er wordt intensief (samen)gewerkt, soms samen met een ingenieursbureau, en de projectcultuur wordt gevormd. Het team leert elkaar kennen, ervaart de eerste uitdagingen, loopt soms vast en komt weer op gang. Bij elke faseovergang van het project verandert vervolgens de dynamiek. Zo volgt na aanbesteding van het realisatiecontract het opstarten van de samenwerking met de marktpartij(en). Opnieuw worden dan de stadia forming, storming, norming, performing doorlopen. De projectorganisatie wordt vaak groter. Verschillende moederorganisaties beïnvloeden de samenwerking, met elk hun eigen cultuur en belangen. In de eindfase van het project komt juist de overdracht naar beheer meer in beeld en daarmee ook de beheerorganisatie. Ook dan worden weer de verschillende stadia doorlopen. 

De fases van Tuckman 

Tuckman onderscheidt in zijn model 4 fases. Tijdens de forming fase komen beide partijen met nieuwe energie binnen om samen iets op te bouwen. Een fase later komen de verschillende belangen en percepties meer naar boven en kunnen deze gaan schuren; storming. Projectteamleden en de achterban vallen hierbij geregeld terug in eigen gedrag en patronen van hun moederorganisatie. In deze fase zijn teamwisselingen en onverwachte ontwikkelingen vaak onvermijdelijk. Als team wil je op zo’n moment veerkrachtig zijn en op het juiste moment aandacht steken in het verbeteren en eventueel zelfs herstellen van de samenwerking. Juist die continue monitoring is wat ons betreft cruciaal voor het behalen van projectsucces.   

ATO Toolkit voor verbeterde samenwerking in projecten 

Met de instrumenten uit de toolkit helpen wij de onderlinge samenwerking in bouw- en infraprojecten optimaal te benutten. Dit doen wij met een mix van individuele coaching van de projectmanager en/of teamleden, de begeleiding van teamsessies, een cyclus van Project Startup en Project Follow-ups, monitoren en evalueren van samenwerking en de inzet van (op maat gemaakte) spelsimulaties en trainingen. Hierbij adresseren wij de zachte én harde kant van samenwerking. 

Tools en interactieve spelvormen 

In de toolkit zijn de instrumenten georganiseerd per fase en per aandachtsveld. Aan het begin van een samenwerking zijn vooral onze instrumenten in de categorie opbouwen relevant. Daarna wordt monitoren van de samenwerking relevant. Hiervoor heeft AT Osborne onder andere de tool ‘Project Barometer’ ontwikkeld, welke structureel kan worden gebruikt om het onderbuikgevoel binnen teams te meten. Mede op basis van deze monitoring begeleiden wij sessies om signalen ‘boven water’ te krijgen, evalueren wij teamsamenwerking en implementeren we verbeteringen om de onderlinge samenwerking te verbeteren en indien nodig zelfs te herstellen. Ons instrumentarium reikt van relatief eenvoudige spellen, zoals ons projectmanagement-kwartet en de escape game tot het inzetten van een organisatieopstelling of intensieve project follow-up.  

In onze coachingspraktijk in bouw- en infraprojecten zien wij bij het verbeteren en herstellen van de samenwerking een duidelijke parallel met coaching in individuele gevallen. Op het moment dat je vastloopt kun je daar vaak alleen uit komen door op jezelf en je eigen gedrag te reflecteren. Zo werkt dat ook bij teams, waarbij je reflecteert op het gedrag van individuele teamleden en dat van het team als geheel. We creëren ruimte voor die reflectie, met een taal en ervaring die direct aansluit op die van de teams zelf. Wij weten meerwaarde te creëren door het combineren van onze ervaring in het opzetten en uitvoeren van projecten in de bouw- en infrasector met jarenlange ervaring in coaching en intervisies. Benieuwd naar onze aanpak en instrumenten voor jouw specifieke project? We komen graag langs om de mogelijkheden samen te verkennen.