Hoe het hokjesdenken investeren in het klimaat in de weg kan staan en wat hieraan te doen.

Zou je ergens in investeren terwijl je er zelf geen voordeel van hebt? Het antwoord is waarschijnlijk nee. Maar wat als het voordeel er weldegelijk is, maar alleen jij dit niet merkt. Neem bijvoorbeeld een afdeling projecten of bouw, waaraan een extra investering wordt gevraagd voor een zuinigere luchtbehandelingsinstallatie, terwijl de afdeling beheer het voordeel ervaart van de lagere energierekening. Hetzelfde gebeurt bij vastgoedeigenaren versus huurders.

Dit hokjesdenken zien we vaak terug bij projecten en lijkt het verduurzamen van vastgoed in de weg te staan. Zonde, zo vinden Erik Dijkman, Peter Zijlemans en Hilco Witteveen. Er zijn genoeg mogelijkheden om de baten en lasten gelijk te verdelen. In dit artikel bespreken zij een aantal voorbeelden en referentieprojecten.  

De horizontale aanpak
Duurzaamheid staat steeds vaker hoog op de agenda van onze opdrachtgevers. Zij zien naast de wettelijke verplichting tot verduurzaming ook de maatschappelijke noodzaak én voordelen. Erik Dijkman, projectmanager bij AT Osborne, ziet hier echter wel een verschil tussen het commerciële bedrijfsleven en de zorg. “Bedrijven hebben meer geld te besteden en laten zichzelf graag zien als een duurzame organisatie.” Dat maakt ze aantrekkelijk voor klanten en voor (toekomstige) werknemers. “In de zorg ligt dit ingewikkelder.” In deze sector ligt de prioriteit uiteraard bij het leveren van de best mogelijke zorg en daar gaat het meeste geld naar toe. De investeringen die gemaakt moeten worden voor het verduurzamen van het vastgoed staan dan ook vaak onder druk. Zeker als de baten hiervan onder een andere afdeling vallen dan de afdeling die de kosten maakt. Bij één van de opdrachtgevers van Erik Dijkman zijn de beheerorganisatie en de vastgoedafdeling (projecten) samengevoegd, dat heeft verschillende voordelen. “Doordat het budget nu de verantwoordelijkheid is van één en dezelfde organisatie, maakt dit het doen van lange termijn investeringen makkelijker en aantrekkelijker”, aldus Erik Dijkman. Eén van de lange termijn investeringen die je doet is de verduurzaming van vastgoed. Dit komt door de langere terugverdientijd van de maatregelen die daarvoor nodig zijn. Het investeren in duurzaamheid wordt dan ook financieel dan de moeite waard, omdat je er zelf de vruchten van plukt.

De verticale aanpak
Naast anders organiseren kan ook anders contracteren helpen bij het aanjagen van investeringen in duurzame maatregelen. In plaats van in een contract vast te leggen op welke wijze er gewerkt moet worden, wordt er steeds vaker gecontracteerd op basis van resultaat. In het contract wordt vastgelegd welke doelstellingen een opdrachtnemer moet halen, zoals een bepaalde energieklasse bijvoorbeeld, of een bepaalde kwaliteit. Hoe deze doelstelling wordt behaald, dat mag de opdrachtnemer grotendeels zelf bepalen.

Peter Zijlemans, contractmanager bij AT Osborne,  vertelt over een casus waarin dit terugkwam: “In de raamovereenkomst is door de opdrachtgever vastgesteld dat de opdrachtnemer moet meedenken over de verduurzaming van zijn perceel  (bouwdeel). Daarbij komt dat impactvolle verduurzamingsvoorstellen een hoger honorarium kunnen opleveren.” Zo hebben zowel opdrachtgever als opdrachtnemer baat bij duurzame keuzes. Als door verduurzaming de onderhoudskosten gedrukt worden, dan wordt de winst verdeeld tussen de betrokken partijen. Deze winst kan worden ingezet om verder te verduurzamen. “In de contracten wordt in zo’n casus weinig vastgelegd over de werkwijze. De contracten zijn gericht op het behalen van prestaties middels smart doelstellingen.”

Hilco Witteveen heeft verduurzaming in een bestaand contract kunnen toepassen. Er werd in zijn opdracht gewerkt met een Design, Build, Maintain (UAVgc) contract voor de duur van 15 jaar. Daarbij zien we echter dat deze contractvorm een later gewenste verduurzamingsopgave kan bemoeilijken. Er zijn nu eenmaal afspraken gemaakt met de opdrachtnemer die niet zomaar eenzijdig gewijzigd kunnen worden.

De essentie is dat er, op basis van een programma van eisen 15 jaar lang, aan bepaalde eisen moet worden voldaan door de opdrachtnemer. Om hieraan te voldoen, verricht de opdrachtnemer onderhoud, beheer etc. Eén van de eisen in deze opdracht is dat het gebouw ‘s winters tijdens gebruikstijden een comfortabele 20 graden moet zijn. In de praktijk wordt het gebouw anders gebruikt en is er geen noodzaak deze temperatuur op 20 graden te houden. Een verlaging van de temperatuur zorgt voor lagere stookkosten en een kleinere milieubelasting. Aangezien de opdrachtnemer wél verantwoordelijk is voor het onderhoud, maar niet voor de stookkosten, is er geen prikkel om de temperatuur te verlagen.

De opdrachtnemer zag een risico dat het gebouw meer of ander onderhoud gaat vragen als de temperatuur lager wordt ingesteld. Hier zien we dus een risico dat gedragen wordt door de partij die niet de energierekening betaalt. Om hier in een weg in te vinden, zocht Hilco Witteveen de oplossing in de KPI’s van de opdrachtgever. “Middels gesprekken over de invullingen van de contract-KPI ‘duurzaamheid’ die behaald moet worden door de opdrachtnemer -hier is energiezuinigheid een onderdeel van – én het gesprek te voeren over risicoverdeling is de energierekening in een aantal stappen, middels een routekaart, verlaagd. Zodoende hebben we door het inbouwen van KPI’s de temperatuur weten te verlagen” aldus Hilco Witteveen.

De kansen zijn er
De kansen om te verduurzamen zijn er maar worden vaak belemmert door het denken in hokjes. Als we breder durven te denken en buiten de kader van de hokjes kijken zien we dat er volop kansen liggen bij de organisatie-inrichting en contractwerking. Hier kan worden bepaald hoe de kosten en baten verdeeld worden.

In de casus van Erik Dijkman is door een aanpassing in de organisatiestructuur de beheerorganisatie onderdeel geworden van de vastgoedorganisatie. Zo doende vallen de kosten en baten in hetzelfde team. In de beheer- en onderhoudscontracten van de opdrachtgever is vastgesteld dat meer honorarium kan worden verkregen wanneer opdrachtnemer met verduurzamingsprojecten/-voorstellen komt.

Bij de opdracht van Peter Zijlemans is te zien dat contracten zo kunnen worden ingericht dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer welvaren bij het behalen van verduurzamingsdoelen en beide profijt hebben van de lagere (onderhouds)kosten.

Bij de opdracht van Hilco Witteveen is er binnen een bestaand contract gekeken naar de mogelijkheid van verduurzaming. Door inzet van KPI’s middels routekaart uitgezet in de tijd, werd het mogelijk een verduurzamingsslag te maken.

Kortom, door uit het hokjesdenken te stappen en creatief om te gaan met de beschikbare middelen, is geen verduurzamingsvraagstuk onmogelijk.