Op donderdag 1 december organiseerden wij een rondetafelbijeenkomst over de twee-fasen aanpak. Een geslaagde middag waarin we met onze relaties – werkzaam bij o.a. Rijkswaterstaat, gemeente Amsterdam en waterschappen – het gesprek aangingen over deze aanpak en in het bijzonder fase 1. Dit deden we aan de hand van dilemma’s, vraagstukken, ervaringen en nog veel meer. Het doel van deze bijeenkomst was om van elkaars ervaringen en vraagstukken te leren. Is dat gelukt? Wat ons betreft zeker! In deze blog nemen we je mee in de belangrijkste lessen.

Ervaringen van publieke opdrachtgevers
Maarten Neelis – Programmadirecteur Op weg naar een vitale infrasector van Rijkswaterstaat- nam ons mee in de ambitie en ontwikkelingen van dit programma bij Rijkswaterstaat. Naast het expliciet benoemen van een leer- en ontwikkelambitie, heeft Rijkswaterstaat een aantal pilot projecten benoemd waar de twee-fasen aanpak wordt toegepast. Ook is een handreiking twee-fasen aanpak in de maak. Daarnaast laat Rijkswaterstaat een aantal twee-fasen projecten periodiek financieel monitoren door het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB). De resultaten van deze monitoring geven gaandeweg inzicht in de kostenontwikkeling van twee-fasen projecten vanaf de aanbesteding tot de afronding van fase 2.

Vanuit het programma ZuidasDok reflecteerde programmadirecteur Hans Ruijter op de toepassing van de twee-fasen aanpak bij het project OV terminal. Voor dit project is een ‘hybride’ vorm gehanteerd waarbij voor een deel van de scope de twee-fasen aanpak wordt toegepast en een deel een ‘reguliere’ aanpak. Fase 1 is nagenoeg afgerond. In zijn reflectie benadrukte Hans dat het voor hem vooral draait om de samenwerkingscultuur. Een goede cultuur maakt het immers mogelijk om succesvol een project te realiseren. Daarin vormt de keuze voor een bepaalde contractvorm geen doorslaggevende rol. Het draait om het vormen van een projectteam dat bestaat uit de juiste mensen met de juiste competenties. Wat deze aanpak het project heeft gebracht? Als organisaties hebben ze in fase 1 gezamenlijk het werk doorgrond en elkaar beter leren kennen. Dit creëert een belangrijke basis van vertrouwen voor fase 2.

Daarna volgde een presentatie van Freek de Jong, contractmanager bij het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Freek presenteerde zijn ervaringen met de twee-fasen aanpak bij het project KIJK (Krachtige IJsseldijken Krimpenerwaard). Hij onderschrijft dat de twee-fasen aanpak, ook voor waterschappen, een gezamenlijke zoektocht is naar het realiseren van een succesvol en beheerst project. Daarin zijn allerlei verschillende keuzes te maken. Zo heeft het project gekozen voor het vroegtijdig betrekken van een aannemer door middel van een dienstencontract. En wat deze keuze het project heeft gebracht? Niet alleen een betere systeemanalyse, maar ook het toepassen van innovatieve uitvoeringsmethode(s), het concreter inzichtelijk hebben van de risico’s en daarover met elkaar het gesprek aan kunnen gaan. De toepassing van een Costboard helpt partijen bovendien om gedurende fase 1 te komen tot een beheerste prijsvorming voor fase 2.

In gesprek!
Daarna gingen de deelnemers uiteen in verschillende rondetafels om een aantal dilemma’s beet te pakken binnen de disciplines projectmanagement, contractmanagement en projectbeheersing. Want wat vraagt een twee-fasen aanpak in de sturing en besluitvorming? Hoe ziet de ideale samenwerking in fase 1 eruit? En hoe beheers je de kosten en doorlooptijd in fase 1? De ervaringen en diverse achtergronden van de deelnemers leverden interessante gesprekken en inzichten op!

De belangrijkste take-aways
Een middag met veel waardevolle inzichten. Wat ons betreft zijn de drie belangrijkste take-aways als volgt:

• De intensiteit van de eerste fase legt (nog) meer nadruk op het belang van samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Dat kun je niet eenvoudig van project-op-project kopiëren, maar je kunt wel van elkaar leren. Vertrouwen en transparantie vormen in deze samenwerking een randvoorwaarde;
• De twee-fasen aanpak is geen ‘one-fit-hit’. Niet voor ieder project biedt deze aanpak meerwaarde en het gaat ook niet alle projecten in Nederland volledig beheersbaar maken. Het is vooral een stap in de goede richting op weg naar een meer vitale bouw- en infrasector;
• De twee-fasen aanpak vraagt om het eerder investeren in het succesvol kunnen uitvoeren van het project. Daarbij vormen robuustheid en snelheid twee uitersten waar een balans in moet worden gevonden. Een aandachtspunt vormt het beheersen van de tijd en kosten van de eerste fase.

Maar last but not least – ook de tijdgeest is van belang voor het succes van de twee-fasen aanpak. De ervaring leert dat in economische gunstige tijden meer ruimte ontstaat voor innovatie en optimalisatie.

Vervolg
We kijken terug op een geslaagde bijeenkomst met veel aanknopingspunten voor een vervolggesprek. Bent u ook geïnteresseerd in een vervolgbijeenkomst? Of heeft u een suggestie voor een thema? Laat het ons weten!