Nieuw strategisch vastgoed- en huisvestingsplan voor Maasstad Ziekenhuis

Om zorgprocessen te kunnen laten meebewegen met de grote veranderingen in de zorg, moet je als ziekenhuis beschikken over de juiste huisvesting. Dat lukt alleen met een gedragen en goed doortimmerd Vastgoed- en Huisvestingsplan. Het Maasstad Ziekenhuis schakelde AT Osborne hiervoor in. Een gesprek met manager Vastgoed en Duurzame Ontwikkeling van het ziekenhuis Paul Bouwhuis en Osborner Bram Vermeulen.

De vergrijzingsgolf met een grotere en complexere zorgbehoefte, nieuwe technologieën zoals robotisering, een tekort aan zorgpersoneel, financiële beperkingen en zorgverzekeraars die voorwaarden stellen …. De ontwikkelingen en uitdagingen in de zorg buitelen over elkaar heen. Ze vragen om andere zorgprocessen en daarmee om andere ruimtes die hiervoor geschikt zijn. “Als ziekenhuis wil je daarom weten of de huidige huisvesting past bij de zorgvraag van vandaag én van morgen”, aldus Paul. “Dan kun je op tijd bijsturen waar nodig. En als afdeling Vastgoed en Duurzame Ontwikkeling willen wij een gefundeerd antwoord kunnen geven op vragen vanuit de organisatie. Zoals: wil je een extern gehuisveste afdeling in de hoofdlocatie opnemen? Of: krijgt een specialist een eigen kamer of een gedeelde werkplek? Vragen van uiteenlopende aard, die je goed kunt beantwoorden als je beschikt over het kader dat een Vastgoed- en Huisvestingsplan biedt.”

1 + 1 = 3
Om dit plan vast te stellen, ging Paul medio 2022 op zoek naar een adviseur. Hij sprak met drie partijen en vroeg hen daarna om een aanbieding. “AT Osborne was de enige die in hun offerte ook antwoorden gaf op vragen die wij niet gesteld hadden. Dat is riskant, want misschien prijs je jezelf zo uit de markt of kom je pedant over. In hoeverre wil je als opdrachtgever horen dat 1 + 1 niet 2 maar 3 is? Bij mij raakte het wel de goede snaar, want dit is precies wat ik in een adviseur zoek. Als ik alleen maar te horen krijg wat ik zelf al weet, heb ik geen adviseur nodig.” Met AT Osborne haalde Paul ervaring, kennis en kunde van het zorglandschap buiten zijn eigen ziekenhuis naar binnen. “Een partij die bij meerdere zorginstellingen over de vloer komt, heeft immers meer inzicht in de ontwikkelingen en behoeften dan wij zelf hebben.”

Niet alleen voor de bühne
Namens AT Osborne gingen Rutger Kriek en Bram Vermeulen eind 2022 met deze opdracht aan de slag. “Wij hebben eerst een capaciteitsanalyse gemaakt en een prognose opgesteld voor de veranderende zorgvraag in de regio”, vertelt Bram. “Daar kun je diverse zaken op afstemmen, zoals het aantal gewenste bedden, de omvang van de polikliniek, enzovoort. Vervolgens vertaal je dat naar het benodigde vastgoed, op basis waarvan je het vastgoedplan kunt opstellen.” Minstens zo belangrijk als de inhoud, is het creëren van draagvlak. De gebouwen en de inrichting raken immers aan het dagelijkse werk van alle 3.500 personeelsleden van het Maasstad Ziekenhuis. “Daarom hebben we sessies georganiseerd, in diverse werkvormen. Iedereen, van zorgmanagers en artsen tot verpleegkundigen, staf en directie, kreeg de mogelijkheid om mee te praten. Vervolgens moet je die input ook echt gebruiken. Anders doe je het alleen voor de bühne en krijg je mensen niet mee.” Het was daarbij belangrijk om structuur in dit proces aan te brengen. Een goede onderbouwing en gedragenheid van een vastgoedplan zijn belangrijk, maar je wil niet verzanden in allerlei discussies over details zoals een spreekkamer meer of minder. Bram: “Om die reden hebben we bijeenkomsten georganiseerd op drie thema’s: spelregels en uitgangspunten, de ontwikkelingen in de zorg en een sessie specifiek gericht op de polikliniek. We maakten onder meer gebruik van peilingen en visualisaties op plattegronden, om structuur aan te brengen in het gesprek. De ene bijeenkomst was bedoeld voor grotere groepen, de andere voor een selecter gezelschap. Uiteindelijk hebben de bijeenkomsten geleid tot waardevolle input voor, en gedragenheid van, het nieuwe vastgoedplan.”

Stafcentrum
Het nieuwe Vastgoed- en Huisvestingsplan van het Maasstad Ziekenhuis is gereed en inmiddels formeel door de Raad van Bestuur bekrachtigd. Het sluit aan bij de nieuwe strategie van het ziekenhuis en geeft weer waar de prioriteiten liggen. Maar het huidige gebouw is relatief nieuw, waardoor de gebruikelijke midlife renovatie pas over een kleine tien jaar zal plaatsvinden. “Dat is het natuurlijke moment om meerdere aanpassingen te plegen”, weet Bram. “Dat gaat veel geld kosten, dus je moet ervoor oppassen dat je tot die tijd niet al teveel kleine verbouwinkjes pleegt. Aan de andere kant moet je nu wel al doen wat nu echt nodig is.”

Een voorbeeld van dat laatste geeft Paul. “Ons stafcentrum is in 2007 ontworpen op basis van wat toen de norm was. Maar nu is er een andere werkplekbehoefte, bijvoorbeeld doordat er meer zorg op afstand verleend zal worden. Dat vraagt om een omgeving met meer rust, maar ook -in verband met wetgeving- meer privacy. Bovendien is er een relatie tussen de inrichting van het stafcentrum en de polikliniek. Want als de werkplekken in het stafcentrum niet voldoen, maakt een arts langer dan nodig is gebruik van een behandelkamer om daar zijn werkzaamheden uit te voeren.” Een derde aspect is dat de krappe arbeidsmarkt vraagt om een aantrekkelijke werkomgeving en motiverende werkplekken. Reden genoeg dus om de herinrichting van het stafcentrum op korte termijn in gang te zetten.

Duidelijke uitspraken
Het ontstaanstraject van het nieuwe Vastgoed- en Huisvestingsplan heeft al met al, inclusief de afstem- en besluitvormingsmomenten, een klein jaar geduurd. Is dat lang? “Dat denk ik niet”, antwoordt Bram. “De huisvesting raakt namelijk aan zoveel facetten; van de bedrijfsvoering en de financiën tot aan de capaciteit en de zorg zelf.” Paul is het hiermee eens. “Dit plan heeft zo’n enorme impact op de gehele organisatie. Dat moet je dus gedragen krijgen en daarvoor moet je veel gesprekken voeren. Logisch dat het tijd heeft gekost, maar niet meer dan we vooraf verwacht hadden.”

Wat heeft het Maasstad met het plan nu in handen gekregen? Paul: “Het geeft zicht op de mogelijkheden en onmogelijkheden die wij hebben met ons vastgoed. Er staan duidelijke uitspraken in over wat wij belangrijk vinden, en wie de baas is over de vierkante meters. In zijn totaliteit vormt het plan een goed en gedegen uitgangspunt voor de tactische en operationele uitvoering van ons vastgoedbeleid, waarmee wij in staat zijn om onze zorgprocessen steeds weer te laten aansluiten op de ontwikkelingen in het zorglandschap.”

Met dank aan Paul Bouwhuis, manager Vastgoed en Duurzame Ontwikkeling van het Maasstad ziekenhuis.