In het artikel ‘De informele kant van het opdrachtgeverschap’ benoemden we het belang van effectieve en gelijkwaardige samenwerking, vertrouwensrelaties en transparante communicatie voor ambtelijke opdrachtgevers. Met de gemeenteraadsverkiezingen in gedachten wordt er een beroep gedaan op deze kenmerken en verandert er voor ambtelijke opdrachtgevers veel in hun samenwerking met het bestuur. Tegelijkertijd worden de vraagstukken voor de gemeente steeds groter, zoals de woningbouwopgave en de energietransitie. En dan spreken we nog niet over de grote werkdruk bij gemeenten in combinatie met de krappe arbeidsmarkt. Kortom, het belang van excellente samenwerking is groot. Een heldere rolverdeling en gedefinieerde samenwerking tussen bestuur, ambt en projectmanagement biedt hierbij houvast. Hieronder lichten we het rollenmodel van AT Osborne toe en leggen uit hoe dit model helpt bij het streven naar excellente samenwerking.

Voor een effectieve samenwerking tussen de projectorganisatie, lijn- en controleorganisatie en de bestuurlijke organisatie staan respectievelijk de projectmanager, ambtelijke opdrachtgever en bestuurlijke opdrachtgever aan de basis. In de afbeelding staat weergegeven hoe deze drie rollen zich tot elkaar verhouden. De blauwe driehoek is waar het om draait; het samenspel tussen projectmanager, ambtelijke- en bestuurlijke opdrachtgever. De kleine driehoeken beschrijven de ‘werelden’ van de drie partijen, waarin zij zich dagelijks bewegen.

Afbeelding 1 Rollenmodel tussen de projectmanager, ambtelijke OG en bestuurlijke OG

Opgave centraal
Er zijn veel modellen die bovenstaande rolverdeling beschrijven. Vaak worden de rollen dan hiërarchisch weergegeven, met het bestuur aan top. Dit geeft echter een vertekend beeld. In onze ogen staat de opgave centraal, waarbij ieder zijn eigen rol vervult. Het bestuur en de lijnorganisatie hebben een ondersteunende rol om deze opgave voor elkaar te krijgen. Daarom zetten wij de bestuurlijke en de ambtelijke opdrachtgever bewust aan de basis van de piramide. Elk van de drie rollen is cruciaal voor het realiseren van de opgave.

Factoren voor excellente samenwerking
Maar wat maakt nu een excellente samenwerking? Wij zien 3 factoren die in onze ogen de samenwerking het meeste helpen:

1. Begrip in welke wereld de ander zich dagelijks bevindt
2. Bereidheid om door de bril van de ander te kijken
3. Ondersteuning door ‘de eigen driehoek’ om de ander te helpen

Begrip voor elkaars dagelijkse wereld is essentieel voor een effectieve samenwerking. Alle betrokkenen worden ze in hun handelen beïnvloed door hun eigen wereld. Begrip voor de wereld van de ander maakt de samenwerking voor iedereen aangenamer. Echter, excellente samenwerking vraagt meer dan begrip over waar iemand mee bezig is. Het is ook belangrijk je bewust te zijn van de invloed die jouw eigen handelen heeft op het functioneren van een ander. Dit vraagt bereidheid om door de bril van een ander te kijken. Tot slot moet je goed ondersteund worden door de eigen driehoek. Zonder steun kan je lastig jouw rol uitvoeren; met dit model zie je ook hoe dit doorwerkt op de andere rollen.

Verwevenheid en samenspel tussen de rollen
Met dit in gedachte, wordt het belang van de eigen rol duidelijk. Dit betekent ook het zo min mogelijk verantwoordelijkheden van de ander op zich nemen en de rolzuiverheid zoveel mogelijk intact houden. Dit lijkt heel eenvoudig, maar in de praktijk gaat het vaak mis. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de ambtelijke opdrachtgever zijn taak niet goed oppakt? Deze ambtelijke opdrachtgever moet een goed beeld hebben van de capaciteit en prioriteren van opdrachten die hij aan de projectmanager geeft. Vanuit de sturing fungeert hij hierin als gatekeeper; de bestuurlijke opdrachtgever geeft geen opdrachten aan de projectmanager. Echter, in de praktijk gebeurt dit regelmatig. Bij dit soort rechtstreekse opdrachten zien wij dat het voor projectmanagers doorgaans lastig is om ‘nee’ te zeggen tegen een bestuurder; daarom is de gatekeepers-rol van de ambtelijk opdrachtgever zo belangrijk.

Vanuit zijn verantwoordingsrol heeft de ambtelijke opdrachtgever de taak om richting de bestuurlijk opdrachtgever duidelijk en tijdig de voortgang te communiceren. De bestuurder wil niet voor verrassingen komen te staan. Logischerwijs moet de ambtelijk opdrachtgever bij de projectmanager hiernaar informeren. Een belangrijke schakel hierin is de control organisatie. Deze kan, uit naam van de ambtelijk opdrachtgever, de projectmanager hierop uitdagen. Hiermee wordt de informatie die gecommuniceerd wordt robuuster.

Zoals we eerder aangaven, kampen gemeenten met een hoge werkdruk; lang niet alles kan gedaan worden. Des ter belangrijker dat dit goed gecommuniceerd wordt. Gebeurt dit niet, dan wordt de bestuurder in een lastig parket gebracht. Deze persoon moet zich immers verantwoorden richting het College en de Raad.

In bovenstaande voorbeelden zie je de verwevenheid van de projectmanager, bestuurlijke opdrachtgever en ambtelijke opdrachtgever, maar ook die met hun ‘wereld’. Dit is slechts een kleine greep uitdagingen uit de praktijk die wij tegenkomen. De drie rollen kunnen elkaar behoorlijk tegenwerken, maar kunnen elkaar ook versterken. Vooral in deze uitdagende tijden is excellente samenwerking waardevol en noodzakelijk. Bij AT Osborne helpen wij gemeenten al jaren met het inrichten van een effectief samenspel tussen de drie cruciale rollen en hun werelden.