In het artikel ‘De rollen van een ambtelijk opdrachtgever’ bespraken wij de formele ‘harde’ rollen. Daaruit bleek dat ook informele aspecten van belang zijn bij het invullen van het opdrachtgeverschap. In vakliteratuur wordt al geruime tijd onderstreept dat sturen op de zachte kant van projectmanagement – een containerbegrip voor relationele en menselijke aspecten – cruciaal is voor het succesvol realiseren van projecten. Veelal worden deze aspecten besproken vanuit het perspectief van de projectmanager of het projectteam. In dit artikel benaderen wij deze aspecten vanuit het perspectief van de ambtelijk opdrachtgever. We gaan hieronder in op het belang van effectieve en gelijkwaardige samenwerking, vertrouwensrelaties en transparante communicatie.

Effectieve en gelijkwaardige samenwerking
Het succes van een goed opdrachtgever is mede toe te schrijven aan de manier waarop deze  informele aspecten invult. Dit komt, omdat hij/zij gepositioneerd is tussen verschillende organisatieonderdelen: de opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verbinden van uitvoerende en strategische organisatieonderdelen. Te midden van deze vaak grote hoeveelheid aan afdelingen, managers en bestuurders – is duidelijkheid en eenduidigheid niet altijd eenvoudig te realiseren. Er spelen verschillende belangen in het projectportfolio dat de opdrachtgever aanstuurt. Mede daarom zijn vertrouwensrelaties en transparante communicatie zo belangrijk: het draagt bij aan begrip voor de dynamische context waarin onder meer het projectteam en bestuurders acteren.

Vertrouwensrelaties
Vertrouwen is de basis voor effectieve relaties, maar is een ongrijpbaar concept. Vertrouwen in projecten wordt vaak gedefinieerd als ‘het geloof dat iedereen bijdraagt aan de projectdoelen vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid’. Voor opdrachtgevers is het opbouwen van  vertrouwensrelaties met verschillende spelers van groot belang. Allereerst het opbouwen van zo’n relatie met projectmanagers en het projectteam, omdat de takenpakketten nauw met elkaar verweven zijn.  Een vertrouwensrelatie komt tot stand door regelmatig te communiceren, transparante te zijn en elkaar aan te vullen in elkaars competenties.

Wanneer een opdrachtgever betrouwbaar is en ook zo overkomt, is het aannemelijker dat een projectmanager eerder knelpunten in projecten aangeeft. Zo kan de opdrachtgever acteren op mogelijke knelpunten, en waar nodig een coachende rol innemen richting het project (of bijv. escaleren indien nodig). Tegelijkertijd is het van belang dat een opdrachtgever vertrouwen uitstraalt richting een project en op tijd afstand neemt om niet onnodig in het vaarwater van de projectmanager terecht te komen.

Een betrouwbare partner zijn voor  bestuurders en sleutelfunctionarissen in de lijnorganisatie is belangrijk voor een opdrachtgever. Het opbouwen van informele relaties kan ertoe leiden dat relevante projectinformatie eerder uitgewisseld wordt en de benodigde besluitvorming sneller plaatsvindt. Daarnaast kunnen personen zo best practices uitwisselen. Uiteindelijk draagt dit bij aan het succesvol en efficiënt realiseren van projecten. Het opbouwen van duurzame vertrouwensrelaties is belangrijk,  omdat projecten een lange doorlooptijd kunnen hebben.

Transparante communicatie
Peter Weevers werkt vanuit AT Osborne vaak als ambtelijk opdrachtgever voor publieke organisaties. Vanuit zijn praktijk ervaring als ambtelijke opdrachtgever herkent en erkent Peter dat het opbouwen van een vertrouwensrelaties met de verschillende stakeholders binnen het project van essentieel belang is voor het slagen van een project. “Open en transparante communicatie is hiervoor een krachtig instrument,” aldus Peter.

Dat goed communiceren van belang is voor een goede samenwerking is evident. Echter, goed communiceren is een vak apart. Als schakel tussen lijn-, projectorganisatie en veelal het bestuur speelt de opdrachtgever een belangrijke rol in het coördineren van de afstemming en informatiestromen tussen deze organisatieonderdelen. Er ontstaan vaak onduidelijkheden wanneer een opdrachtgever – als vertegenwoordiger van de lijnorganisatie – niet tijdig open communiceert en niet helder toelicht aan de projectorganisatie waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.

De opdrachtgever coördineert belangrijke besluitvorming en conflicten in projecten en is daarmee in de positie om te sturen op expliciete besluitvorming en beheerste processen. Het is van belang dat afwegingen, belangen en opvattingen, die aan de basis liggen van belangrijke besluiten, tijdig en helder worden gecommuniceerd richting de projectorganisatie.

Goede communicatie beperkt zich niet tot het zenden van informatie en besluiten richting projecten, maar betekent ook goed luisteren naar de inbreng vanuit het project: de professionals op operationeel niveau. Ook hier draagt transparante en volledige communicatie, richting managers en bestuurders op een hoger niveau in de organisatie, bij aan eerlijke en efficiënte processen.

Kortom, vertrouwensrelaties en transparante communicatie zijn een voorwaarde voor effectieve en gelijkwaardige samenwerking tussen betrokken sleutelfiguren. Hiermee kunnen zij bijdragen aan het succesvol uitvoeren van de diverse rollen van de ambtelijk opdrachtgever. Bovengenoemde aspecten zijn extra relevant bij het optreden van risico’s en afwijkingen in de realisatie van projecten. In een volgend artikel gaan wij verder in op de rol van een ambtelijk opdrachtgever in de omgang met onzekerheden in projecten.

Opdrachtgeverschap is een vak, en het goed inrichten van opdrachtgeverschap binnen een organisatie is van groot belang. Bij AT Osborne zien we in de dagelijkse praktijk dat organisaties vragen hebben over de wijze waarop ze het opdrachtgeverschap goed kunnen vormgeven. Wij leveren graag een bijdrage aan het verder brengen van de rol van opdrachtgever en nemen daarom diverse initiatieven om kennis hierover te delen. Zo nemen we je in een reeks artikelen mee in de wereld van het ambtelijk opdrachtgeverschap.